Comment enregistrer votre entreprise

« La paperasse réglementaire est amusante », n’a jamais dit personne. Mais l’enregistrement de votre entreprise est une étape passionnante de votre parcours entrepreneurial. Et si vous savez où chercher, il y a beaucoup de ressources disponibles pour rendre le processus sans douleur, sinon exactement divertissant.

Donc, creusons et parcourons les étapes nécessaires pour rendre votre entreprise officielle.

Pas toutes les entreprises sont tenues de s’enregistrer auprès de l’État. Les propriétaires uniques et les partenaires commerciaux peuvent démarrer une entreprise et fonctionner pendant des années sans enregistrer une entité commerciale.

Ils peuvent construire un site Web, embaucher des employés et continuer à faire des affaires, en absorbant les bénéfices de leurs entreprises comme un revenu personnel. Dans le cadre de cet arrangement, il n’y a pas d’entité commerciale légale. L’entreprise est inséparable de ses propriétaires.

C’est l’arrangement commercial le plus simple et le plus courant. Cependant, à mesure que les entreprises se développent, il est logique d’établir une entité commerciale en s’enregistrant auprès de l’État.

Le principal avantage de l’enregistrement est qu’il peut protéger les propriétaires des responsabilités juridiques et financières potentielles de l’entreprise. Il peut également aider votre entreprise à accéder à des prêts et à des capitaux d’exploitation pour développer les ventes et pénétrer de nouveaux marchés.

L’enregistrement de votre entreprise nécessite un peu de recherche et de paperasse, mais c’est quelque chose que vous pouvez gérer par vous-même.

Selon la complexité de votre entreprise, votre empreinte opérationnelle, vos tactiques de vente et les types de produits ou de services que vous offrez, vous pouvez avoir besoin des conseils de conseillers fiscaux et juridiques à différents moments de votre parcours, du solopreneur à l’entité commerciale entièrement enregistrée.

Vous pouvez également engager des avocats ou des sociétés de conformité pour gérer l’enregistrement des entreprises pour vous si vous préférez concentrer votre temps et votre énergie sur des aspects plus épanouissants de la gestion de votre entreprise.

Voici les 7 étapes du processus d’enregistrement d’une petite entreprise :

  • Choisir un nom
  • Choisir une structure
  • Décider d’un état de domiciliation
  • S’enregistrer auprès du secrétaire d’état
  • Nommer un agent enregistré
  • S’enregistrer pour les taxes
  • Acquérir des licences

Comment enregistrer votre entreprise

L’enregistrement de votre entreprise nécessite le dépôt de documents d’enregistrement auprès du secrétaire d’État ou du bureau des sociétés. Vous pouvez trouver un lien direct vers l’autorité d’enregistrement des sociétés de votre État sur le site Web de l’Association nationale des secrétaires d’État.

Bien que chaque État ait un processus d’enregistrement unique, ils suivent tous les mêmes étapes de base.

Étape 1 : Choisir un nom

Votre nom est important pour la destinée de votre entreprise. C’est la première impression que votre client a de votre entreprise et il contribue à l’amener à votre porte. Les noms les plus élevés dans l’alphabet bénéficient d’une place de choix dans les annuaires.

Si vous pouvez trouver comment intégrer « oryctérope » dans le nom de votre entreprise, cela peut être à votre avantage. Mais surtout, votre nom doit refléter la vision que vous avez de votre marque et être unique dans votre secteur d’activité.

Pour enregistrer des noms d’entreprise, tenez compte des éléments suivants :

  • Disponibilité du nom : Chaque État a ses propres normes de dénomination pour s’assurer que les noms commerciaux se distinguent les uns des autres. Avant de déposer tout document officiel, vous devez effectuer une recherche de disponibilité des noms pour vous assurer que le nom que vous avez choisi n’est pas déjà pris. De nombreux États fournissent un outil pour effectuer votre recherche en ligne.
  • Règles relatives aux noms : Les États disposent également de contrôles de qualité spécifiques à l’industrie en matière de dénomination. Par exemple, l’État de New York publie une liste de mots interdits et restreints pour les noms d’entreprises. Certaines exigences en matière de noms sont basées sur l’industrie ou la profession. C’est à vous de vérifier ces restrictions et de choisir un nom disponible pour éviter que vos documents soient rejetés.
  • Nécessité d’un nom fictif : Lorsque vous enregistrez votre entreprise dans de nouveaux États, si votre nom d’entreprise existant n’est pas disponible, vous devrez peut-être enregistrer un nom fictif ou « doing business as » (DBA).

Étape 2 : choisir une structure commerciale

Vous pouvez enregistrer une entreprise en tant que partenariat, LLC ou société. Vous pouvez en outre choisir d’être imposé comme une société S, mais il s’agit d’un choix fiscal distinct de l’enregistrement de l’entreprise.

Les sociétés et les LLC offrent toutes deux une protection de responsabilité limitée. Un différentiateur majeur entre les SARL et les sociétés est que les SARL vous permettent de profiter de l’imposition par transparence, dans laquelle les bénéfices de la société sont transmis aux propriétaires en tant que revenu personnel.

Cela simplifie vos déclarations fiscales et peut réduire vos factures d’impôts. Les sociétés peuvent toutefois choisir le statut de société S, qui leur permet d’être imposées comme une entité pass-through.

La structure qui offre le meilleur avantage fiscal pour votre entreprise dépend de votre situation particulière. Il est généralement sage de consulter un conseiller fiscal pour évaluer vos options.

Voici des facteurs autres que la responsabilité et les impôts qui aident à déterminer le meilleur type d’entité pour votre entreprise.

Lorsque vous choisissez une structure commerciale légale, tenez compte des éléments suivants :

  • Disponibilité : Chaque État possède son propre ensemble de structures commerciales autorisées. Vous devrez consulter le site Web du secrétaire d’État pour déterminer les structures autorisées et leurs limites.
  • Complexité : Les sociétés sont plus complexes à former et à maintenir que les LLC. Cette complexité leur permet de soutenir une croissance illimitée.
  • Coûts : En raison de leur complexité accrue, les sociétés sont plus coûteuses à former et à maintenir que les LLC.
  • Capacité financière : Les sociétés peuvent profiter des capitaux d’investissement pour se développer. Les LLC peuvent avoir plus de mal à accéder au financement.
  • Contrôle : Les SARL permettent aux propriétaires de continuer à jouer un rôle actif dans l’entreprise. Les sociétés distribuent la propriété et la gestion de l’entreprise entre les actionnaires et les administrateurs.

Étape 3 : Choisissez votre État de domicile

L’État où vous enregistrez initialement votre entreprise est votre État d’origine ou État de domicile. Dans votre État d’origine, votre entreprise est une entreprise nationale.

Vous n’êtes pas obligé de constituer votre entreprise dans l’État où vous êtes situé. De nombreuses entreprises choisissent de se constituer au Delaware en raison de son environnement juridique et réglementaire très favorable aux entreprises.

Il dispose d’un système judiciaire distinct consacré à l’audition des affaires de sociétés. Le Nevada est un choix populaire en raison de ses faibles taxes sur les entreprises.

Cependant, former votre entreprise dans un État différent introduit beaucoup de complexité supplémentaire à votre entreprise. Au lieu d’un seul état de dépôts réglementaires, de frais, de taxes et de pénalités potentielles à rester au top, vous en avez maintenant deux. En général, il est logique pour les petites entreprises de choisir la maison comme État de domicile.

Les facteurs suivants peuvent vous aider à décider où enregistrer votre entreprise :

  • Taxes : Chaque État impose une combinaison différente d’impôts sur le revenu des particuliers, d’impôts sur le revenu des sociétés, de taxes de franchise et de taxes de vente. Selon l’indice 2020 du climat fiscal des entreprises de la Tax Foundation, les États ayant les pires impôts sur les entreprises sont le New Jersey, New York, la Californie et le Connecticut. En haut de la liste des climats fiscaux des entreprises les plus favorables se trouvent le Wyoming, le Dakota du Sud, l’Alaska et la Floride.
  • Fardeau réglementaire : Certains États sont plus accueillants pour les entreprises dans leur système juridique, leurs exigences réglementaires, ou les deux. Le Delaware est un bon exemple du premier, comme indiqué ci-dessus. Le Texas, la Floride, le Tennessee et la Caroline du Nord sont bien classés par les dirigeants pour leurs environnements favorables aux entreprises.

Étape 4 : S’inscrire auprès du secrétaire d’État

Dans votre État d’origine, l’inscription nécessitera le dépôt de documents de formation. Pour les sociétés, il s’agit généralement de nommer un conseil d’administration, de rédiger des règlements qui décrivent la façon dont l’entreprise sera gérée et de soumettre les articles de constitution à l’État, accompagnés d’un droit.

Vous pouvez trouver des modèles de règlements et d’autres documents de gouvernance en ligne si vous souhaitez vous occuper vous-même de la formation. Les États fournissent généralement des formulaires de demande sur leurs sites Web avec des instructions pour joindre les documents requis.

Vous pouvez trouver des documents d’enregistrement et des instructions de dépôt sur le site Web de votre secrétaire d’État ou du bureau des sociétés.

Les formalités d’enregistrement des SARL sont similaires. Pour créer une LLC, vous devez généralement déposer des articles d’organisation ainsi que tous les documents requis auprès du secrétaire d’État.

Le document directeur d’une LLC est son accord d’exploitation, qui décrit les droits, les responsabilités et les parts de propriété de tous les membres. Certains propriétaires de LLC choisissent de nommer un conseil d’administration, bien que cela soit peu fréquent.

De nombreux États ont un portail qui vous permet de déposer ces documents par voie électronique. D’autres exigent une demande papier soumise avec un chèque.

Les frais de dépôt pour les LLC et les sociétés nationales vont d’un minimum de 40 $ dans le Kentucky à 500 $ dans le Massachusetts. Les délais d’approbation varient de quelques jours dans les États où le dépôt est en ligne à plusieurs mois à New York.

A mesure que votre entreprise se développe, vous pouvez également avoir besoin de vous enregistrer pour faire des affaires dans des États autres que votre État national – un processus connu sous le nom de qualification étrangère. Cela implique un processus d’enregistrement plus simple auprès du secrétaire d’État. Dans les États au-delà de votre État d’origine, votre entreprise est considérée comme une entité étrangère.

Considérez les points suivants lorsque vous enregistrez votre entreprise :

  • Vérifiez toutes les étapes requises : Dans certains États, les entreprises doivent accomplir certaines étapes avant l’enregistrement, comme l’obtention d’une licence ou l’obtention d’une approbation de nom. Si vous travaillez dans un secteur qui exige un type de licence, vérifiez ces exigences avant l’enregistrement pour vous assurer que vous remplissez les dépôts dans l’ordre prescrit.
  • Suivez attentivement les instructions : Lisez attentivement toutes les instructions, car une seule erreur dans votre demande peut entraîner le rejet de votre demande. En plus de retarder votre approbation, cela peut faire augmenter les coûts de vos dépôts.
  • Vérifiez les rapports initiaux : Certains États exigent que les entreprises déposent des rapports initiaux auprès du secrétaire d’État, tandis que la plupart exigent des rapports périodiques à partir des années suivantes. Assurez-vous de vérifier ces exigences sur le site Web de votre secrétaire d’État.

Étape 5 : Désigner un agent enregistré

Dans le cadre de l’enregistrement, vous devrez fournir une adresse d’agent enregistré où les documents juridiques et les avis officiels peuvent être livrés à votre entreprise. Il doit s’agir d’une adresse physique où une personne est disponible pendant les heures de bureau pour accepter la livraison des documents.

Voici les meilleures pratiques pour nommer un agent enregistré :

  • Engagez un pro : Vous pouvez utiliser l’adresse de votre entreprise comme adresse de l’agent enregistré, mais il est préférable de désigner un service professionnel d’agent enregistré. Les frais sont abordables et cela vous épargne la possibilité de voir quelqu’un se présenter à votre lieu d’affaires pour signifier un avis de poursuite.
  • Choisissez un service national : Si vous choisissez une entreprise qui fournit un service d’agent enregistré à l’échelle nationale, vous pouvez utiliser le même service dans d’autres États au fur et à mesure que votre entreprise se développe.

Étape 6 : S’enregistrer pour les impôts

Généralement, vous devez vous enregistrer pour les impôts dans les États où vous avez un nexus fiscal, qui est une présence suffisante pour déclencher des obligations fiscales. Généralement, cela inclut le fait de posséder des biens commerciaux, de faire des transactions commerciales, d’exploiter des installations, d’embaucher des employés ou de réaliser des ventes importantes dans l’État.

Pour la taxe de vente, il n’est pas nécessaire d’avoir un système de point de vente ou une force de vente active dans l’État pour devoir des taxes. Vous pouvez avoir un nexus fiscal avec ou sans présence physique.

Selon vos opérations, vous pouvez avoir besoin de vous enregistrer pour une combinaison d’impôts sur l’emploi, les ventes et l’utilisation, le revenu des sociétés et la franchise.

Cela implique généralement de demander un numéro d’identification d’employeur fédéral ou une autre identification fiscale par le biais du département des recettes de l’État, puis de remplir des déclarations périodiques pour payer les taxes dues.

Considérez ce qui suit lorsque vous enregistrez votre entreprise pour les taxes :

  • Les taxes sur le revenu et les franchises de l’État : Quarante-quatre États prélèvent des impôts sur le revenu au niveau de l’État. Certains États imposent une taxe de franchise fixe pour le privilège de faire des affaires. La Californie, par exemple, perçoit une taxe de franchise annuelle minimale de 800 $ sur chaque SARL ou société faisant des affaires dans l’État.
  • Taxe de vente et d’utilisation : Dans tout État où vous avez des ventes imposables, vous devrez rechercher les exigences en matière de taxe de vente et d’utilisation et éventuellement vous enregistrer. Si vous avez des ventes importantes dans des États éloignés, vous devrez peut-être vous enregistrer et verser des taxes de vente dans ces États également. Les distributeurs en gros devront peut-être demander un certificat de revendeur. Consultez les sites Web des départements fiscaux des États pour connaître les seuils et les exigences.
  • Taxes sur l’emploi : Dans les États où vous avez des employés, vous devrez vous inscrire aux taxes sur les salaires de l’État.Vous pouvez également être tenu de vous inscrire auprès du département du travail de l’État pour l’indemnisation des travailleurs et l’assurance chômage.
  • Taxes locales : En plus des taxes d’État, votre entreprise peut devoir être enregistrée au niveau du comté et de la municipalité, également.

La plupart des sites Web des États ont des carrefours d’affaires dynamiques qui vous dirigent vers les formulaires et les ressources dont vous avez besoin pour enregistrer votre entreprise.

Étape 7 : Acquérir des licences

Certains États, comme l’Alaska et le Nevada, ont des licences d’affaires générales. D’autres exigent simplement des licences pour certaines professions ou activités. Dans certains États, les licences d’entreprise doivent être obtenues avant l’enregistrement, tandis que dans d’autres, l’ordre est inversé.

C’est pourquoi il est important de vérifier les exigences en matière de licences avant de déposer les documents d’enregistrement.

Pour vous assurer que votre entreprise est correctement autorisée, considérez ces pratiques :

  • Commencez par les centres d’affaires de l’État : La plupart des sites Web des États présentent côte à côte des informations sur les licences et l’enregistrement des entreprises, ce qui facilite la recherche des exigences et la collecte des formulaires requis.
  • Vérifiez les conditions préalables : La licence et l’enregistrement sont souvent mêlés, alors assurez-vous que vous suivez les étapes dans le bon ordre.
  • Lisez les petits caractères : Avec chaque formulaire que vous devez remplir, lisez toutes les instructions avant de commencer votre travail. Certaines exigences ne sont pas très claires dans les formulaires eux-mêmes, mais elles sont généralement explicitées quelque part sur le site. Les questions fréquemment posées méritent également d’être parcourues.

Rendre officiel

Bien que l’on puisse avoir de meilleurs moments (peut-être même chez le dentiste), le dépôt de ce dossier d’enregistrement complété est une étape importante dans la croissance de votre entreprise.

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