Jak si udržuji takovou organizaci (tipy výkonné asistentky, která miluje s*** done)

image by STIL classics via Unsplash

Několikrát se mě spolupracovníci zeptali: „Lindsay, jak to děláš, že si udržuješ takovou organizaci?“ Odpověděla jsem, že ano. Když přejdu k věci (protože to organizovaní lidé dělají), tady jsou mé tipy, nástroje a poklady, jak zůstat „hashtag na vrcholu“ (což často říkám nahlas).

Píšeme si neustále poznámky. Později je zkompilujte a rozdělte.
Poznámky mi pomáhají #1 rychle si věci zapsat a #2 si je zapamatovat. Když za mnou přijde šéf s novou věcí, kterou je třeba udělat, téměř vždy si ji nejdřív zapíšu do poznámky. Často s sebou nosím malou hrst samolepicích papírků třeba hodinu, než se mi podaří zapsané úkoly dostat na seznam (viz další část).
Pokud jsem mimo počítač, používám samolepicí papírky. Pokud jsem u počítače, použiji nativní aplikaci Stickies v Macu. Občas si vytáhnu prázdný dokument Google pro zapisování poznámek z jednání. Používám také aplikaci Poznámky v Macu a dříve jsem používal Evernote, ale kvůli jednoduchosti, pokud jde o delší formu, jsem plně přešel na Disk Google.
Ať už používáte jakýkoli nástroj, digitální nebo jiný, zapisujte si věci, které si potřebujete zapamatovat, a pak je uspořádejte, až budete mít čas.

#2 Veďte si seznamy

Používejte hlavní seznamy ke sledování projektů a pokroku.
Jakmile mám úkoly na poznámkách, zapíšu je do seznamů (a pak poznámky vyhodím). Seznamy mi pomáhají #1 konsolidovat vše, co musím udělat, #2 stanovit si priority a #3 udržet si úkoly bez vypuštěných koulí. Podle potřeby také deleguji úkoly. Někdy si úkoly rozdělím na menší seznamy, někdy si je napíšu na fyzický samolepicí papírek (to mi pomáhá, když se snažím zůstat mimo počítač a v produktivní zóně), ale mým oblíbeným nástrojem pro sledování seznamů je Trello. *Začíná hrát zamilovaná hudba*
Používání Trello
Trello nyní používám ke sledování a udržování téměř všech druhů projektů. Adoptujete štěně? Zaznamenávání restaurací, které chci navštívit? Obalování všeho, co musím udělat během těhotenství? Nemluvě o mých horách pracovních projektů? Jakmile jsou mé složky na Disku Google nebo ručně psané poznámky k projektu nepřehledné, Trello je můj ultimátní zádrhel a já si pak říkám: „Proč jsem s Trellem prostě nezačala hned na začátku?“
Každý projekt dostane svou nástěnku Trello, každá nástěnka má jiné sloupce seznamu a v každém sloupci jsou jiné karty úkolů. V rámci karet úkolů používám štítky, kontrolní seznamy, přílohy a seznamy s odrážkami. V každé nástěnce přesouvám karty na seznam úkolů, seznam úkolů a seznam hotových úkolů. Ke kartám přidávám komentáře, upozornění pro ostatní a termíny plnění, které mi pomáhají posouvat věci kupředu. Jsem celoživotním evangelistou a nad aplikací Trello jsem se rozplýval při každé příležitosti, kterou jsem zatím měl. (Podívejte se na mou štěněcí nástěnku Trello zde a prohlédněte si snímek obrazovky níže.) Další bonusy přináší spousta integrací, které se pracovním týmům budou hodit.

Pozadí na nástěnkách není nutné a může přidat nepořádek, ale také roztomilost.
Chcete se o aplikaci Trello dozvědět více? Zde je průvodce pro spuštění. Stačí vám bezplatná verze.
Další nástroje pro tvorbu seznamů
Ačkoli jsem je zatím nepoužíval, Zenkit se zdá být příjemnou alternativou s přehlednějším uživatelským rozhraním. Funkce a integrace (a možnost importu pro uživatele Trello) vypadají velmi lákavě. Jiný kamarád doporučil Things 3 (pouze pro Mac) pro jednodušší tvorbu seznamů. Ať už je pro vás nejjednodušší a nejdostupnější jakýkoli nástroj, který budete skutečně používat, používejte ho.
Doma si s Calebem vedeme fyzický seznam úkolů na kuchyňské skříňce u zadních dveří. Máme sloupce To Do, Doing a Done a používáme různě barevné lepicí papírky pro Calebovy úkoly a pro moje úkoly a třetí barvu pro společné úkoly.
Výhod našeho fyzického seznamu úkolů je nespočet. Jsem velmi cílevědomý člověk, pokud jde o dokončování věcí, a to, že mám vizuální přehled o stavu Calebových úkolů, výrazně omezilo můj pocit, že se ho musím ptát na jeho pokrok. Navíc když si úkoly dávám na nástěnku, dává to Calebovi možnost vidět práci, kterou v tichosti dělám kolem domu. Dříve bylo z mé strany mnohem více otravování a méně důvěry na obou stranách, a teď máme s Calebem mnohem více respektu k pracovnímu vytížení toho druhého a místo, kam můžeme odhazovat úkoly pro snazší rozdělení. A navíc ty věci skutečně děláme, když je máme každý den na očích, a ne někde v koutku internetu.

#3 Využívejte naplno svůj kalendář

Naplánujte si úkoly a nastavte si připomenutí.
Trello je můj organizační nástroj č. 1 a Kalendář Google je můj nástroj č. 2. Vždycky jsem si myslela, že to bude lepší. Všechno si zapisuji do kalendáře, což mi pomáhá #1 udržet schůzky v popředí zájmu a téměř je nezmeškat, #2 zůstat v obraze, aby mě nepřekvapily nadcházející události, a #3 sdílet přehled s kolegy a Calebem. Kalendář Google je mým centrem pro toto všechno.
Samostatné kalendáře pro samostatné kategorie
V práci mám všechny schůzky ve svém kalendáři a vedeme samostatné kalendáře pro správu našich pohovorů, obchodních cest, času vedení mimo kancelář a všech našich konferenčních místností. Díky tomuto rozdělení máme možnost jednotlivé kalendáře zapínat a vypínat, když chceme vidět určité události. Dělám to tak i u svých osobních kalendářů tím, že si vedu samostatný kalendář (s jinou barvou) pro své události spojené s hlídáním psů.
Pro náš osobní život máme oba s Calebem oprávnění k úpravám kalendářů toho druhého. Při plánování termínů nebo povinností vytvoříme pozvánky na události a pozveme se navzájem, aby byly vidět. Díky tomu máme přehled o tom, co se chystá, i když nemůžeme chatovat.
Používejte upomínky
Připomínky e-mailem používám pro mimoběžné události, zejména ty, které jsou brzy ráno (a snadno se zaspí). Pokud mě čeká schůzka, nechám si událost vyvolat e-mailovou připomínku, která mi bude zaslána den předem spolu s upozorněním na den před několika hodinami.
Udržujte události viditelné
Na domovské obrazovce telefonu mám widget a na telefonu i na ploše počítače povoluji vyskakovací upozornění na nadcházející schůzky. Zjistil jsem, že tato úroveň viditelnosti je to, co potřebuji, abych měl jistotu, že na nadcházející schůzky nezapomenu.
Rozvrhnu si také úkoly a někdy si naplánuji velké bloky na dohánění úkolů. Například každé úterý a pátek mám v pracovním kalendáři 30minutovou událost na čtení o designu UX, abych se posunul v kariérním postupu. Před odjezdem na týdenní dovolenou jsem si nastavil připomenutí událostí úkolů pro to, co potřebuji stihnout ráno po návratu.
V minulosti jsem také používal jednoduché fyzické kalendáře, abych si rychle potvrdil, co je za den, nebo abych viděl, co mě čeká. V současné době si také vytvářím pozadí plochy, které obsahuje kalendář (viz níže), a když potřebuji bleskově zkontrolovat datum, používám k zobrazení plochy rohy horkých míst v Macu.

Na začátku roku si vytvářím několik verzí s různými obrázky na pozadí a vyměňuji je, když chci nové zobrazení.

#4 Udržujte minimum věcí

Zmenšete počet úkolů, abyste zůstali soustředění.
Inbox Zero
TL;DR Používejte zatracené tlačítko Archiv a pracujte na tom, abyste měli Inbox Zero!“
Udržování minimálního množství doručené pošty mi pomáhá #1 udržet si přehled o tom, co mám na stole, a #2 udržet si zdravý rozum.
Používám svou doručenou poštu jako další seznam (miluji seznamy) a snažím se, aby mě nerozptylovala. Chcete vědět, kolik e-mailů mám právě teď ve své osobní schránce? Tři. A moje pracovní schránka? Osm. #HonestTruth. Používám značky nepřečtených a hvězdičky, které má Gmail k dispozici, aby mi pomohly stanovit priority a zapamatovat si, k čemu se musím dostat nebo na co čekám, a pro další organizaci používám různé dostupné záložky doručené pošty.
Smažte, pokud chcete (já to dělám často), ale tlačítko archivovat je v dnešní době daleko méně využívané. Nepřipravujte se už o jeho osvobozující kouzlo.
Přehazujte úkoly podle potřeby
Tento tip jsem pochytila od Havany Nguyen. Pokud vám nějaký úkol leží na seznamu už dlouho, zvažte, zda je opravdu tak důležitý, zda by se neměl delegovat a zda byste ho neměli ze seznamu vyřadit. Přehodnocení a archivace úkolů ze seznamu mi pomáhá #1 stanovit priority toho, co je opravdu důležité, a #2 věnovat čas tomu, co bude mít největší dopad. (Viz také Eat That Frog!, velmi stravitelná a stručná kniha s 21 vynikajícími tipy pro zvýšení produktivity)
Minimální prostor na pracovním stole
Ve vší vážnosti, studie dokazují, že přehlednější pracovní prostor podporuje jasnější mysl. Jsem na extrémním konci a mám problém začít s vařením, pokud je kuchyň špinavá, a stejný princip platí i pro můj pracovní stůl. Udržování pořádku a uklizených věcí (použila jsem spoustu pěkných úložných prostor) mě udržuje soustředěnou a připravenou k práci.

  • Výzkumy Harvard Business Review, Princeton Neuroscience Institute a IDC vážně podporují, abych měla uklizený pracovní prostor. (Článek je 1minutová rekapitulace.)
  • Několik tipů pro snadný začátek úklidu pracovního prostoru

Přesně takhle vypadá můj stůl právě teď, když to píšu. (Deskception?) Krabička na kapesníky, malá porcelánová krabička na gumičky do vlasů, příkazový háček na sluchátka na zadní straně monitoru, kytka pro štěstí a (nezobrazeno) krásná kartotéka pod mým stolem.

#5 Spolupracujte

Sdílejte své zdroje s ostatními, aby oni mohli sdílet s vámi.
Jsem velmi vděčný, že mé poslední dvě společnosti používají jako interní nástroje Google Suite, Slack a Trello. Všechny tyto nástroje neuvěřitelně usnadňují sdílení informací a přidělování úkolů. Vřele doporučuji používat tyto nástroje především. Na Google Suite a Trello jsem pro své osobní použití přešel před lety a nedokážu si představit, že bych si od nich odvykl. Mám také štěstí, že mám několik skupin přátel, kteří ke komunikaci používají Slack. Jinak je GroupMe mou preferovanou aplikací pro zasílání zpráv pro mobilní zařízení. A když se vrátím ke kalendářům, hodilo by se sdílet oprávnění k úpravám nebo prohlížení s kýmkoli.

Konkrétně tým vedoucích pracovníků, který v práci podporuji, začal nedávno používat sdílenou nástěnku Trello pro sledování našich úkolů a iniciativ. Jakmile jsme všichni měli tento prostor pro prohlížení a komentování toho, co je třeba udělat, věci se začaly hýbat mnohem rychleji. Je těžké dát dohromady naši skupinu k osobním diskusím a díky nástěnce Trello jsem schopna zjistit, s čím mohu pomoci, a pak tyto věci posunout dopředu a aktualizovat kartu úkolů, aby byli všichni informováni o stavu a dalších krocích.

#6 Bonus : super administrativní nástroje

Tady je několik dalších zajímavostí, které se mi hodily v mé roli výkonné asistentky z povolání.

  • Úryvky Alfreda : (pouze Mac) Alfred je výkonný vyhledávací nástroj a funkce Úryvky (není zdarma) je mega nástroj pro kopírování/vkládání
  • Rozšíření Grammarly Chrome : Zachytává interpunkční a gramatické chyby
  • Aplikace Hemmingway : Učiní vaše psaní odvážnějším a srozumitelnějším
  • Gmail Canned Response : Ukládá konzervované odpovědi v rámci Gmailu pro snadné kopírování/vkládání
  • Gmail Preview Pane : Poskytuje přizpůsobitelný náhledový panel ve vaší schránce
  • CloudHQ’s mail Notes : Přidávání osobních poznámek ke zprávám Gmail (průvodce) (tuto funkci jsem nepoužíval, ale je velmi doporučována přítelem administrátorem)
  • CloudHQ Gmail Templates : Vytváření šablon v Gmailu (Průvodce)
    (Tento jsem také nepoužil.)
  • Rozšíření Boomerang pro Chrome : Umožňuje naplánovat odeslání e-mailů na pozdější dobu nebo jejich sledování, pokud jste nedostali odpověď (aktualizace z 3. května : Gmail přidal vlastní funkci Naplánovat odeslání e-mailu.)
  • Kalendář Google, Najít čas : Vyhledá volné časy v obsazených kalendářích pro schůzky

.

Napsat komentář

Vaše e-mailová adresa nebude zveřejněna.