Proč vám dobré otázky pomohou být lepším vedoucím

Jednou z mých prvních výzev v roli manažera bylo, když jsem byl pověřen vedením oddělení, jehož práce se zcela lišila od mých odborných znalostí. Zpanikařil jsem, protože jsem měl pocit, že mě zaměstnanci budou vnímat jako podvodníka, a také jsem věděl, že není možné, abych se stal oním odborníkem na daný předmět v krátkém čase, který jsem měl před převzetím odpovědnosti za ně a jejich práci. Šíleně jsem se obklopil příručkami, knihami a články a snažil se vstřebat co nejvíce, ale bezvýsledně. Pak jsem začal mluvit s lidmi a pomalu mi docházelo, že se učím kladením otázek a nasloucháním. Čím více jsem naslouchal, tím lepší byly mé otázky a tím více jsem se naučil. Otázky mi také pomohly ujasnit si vlastní myšlení o projektech, pracovních postupech a strategiích pro můj nový útvar.

Jak dobře kladete otázky? Z mých zkušeností vyplývá, že většina manažerů a vedoucích pracovníků se nad touto otázkou příliš často nezamýšlí. „Schopnost klást otázky“ se obvykle neobjevuje na žádném seznamu manažerských kompetencí nebo požadavků v popisu práce. Efektivní kladení otázek je však důležitou součástí práce každého manažera nebo vedoucího a kladení dobrých otázek často odlišuje vynikající vedoucí pracovníky a manažery od těch průměrných (nebo ještě hůře, špatných).

Proč je kladení otázek klíčové pro úspěch vedoucího pracovníka?“

Všichni jsme zažili chvíle, kdy se nám nedařilo být dobrými tazateli, možná aniž bychom si to uvědomovali. Máte takovou zkušenost? Sedíte na schůzce, kde projektový tým hodnotil svůj postup s vedoucím pracovníkem. Během prezentace je z řeči těla vedoucího pracovníka zřejmé, že je nesvůj a stále netrpělivější s tím, jakým směrem se tým ubírá. Nicméně bez jakéhokoli skutečného dotazování týmu schůzka skončila bez schválení dalších kroků. Vedoucí chce další diskusi s vedoucím týmu. Když se s vedoucím týmu setká, pokárá ho za to, že dovolil, aby se tým odchýlil od správného směru. Nakonec vedoucí týmu vysvětlí myšlenky, které stojí za plánem, přesvědčí výkonného ředitele, že jsou skutečně na dobré cestě k dosažení svých cílů, a dostane souhlas k dalšímu postupu. Mezitím však tým ztratil dynamiku (a týdenní produktivitu) a začal se soustředit spíše na to, aby se zalíbil šéfovi, než aby projekt provedl co nejlépe.

Tento scénář není ojedinělý. Mnoho manažerů a vedoucích pracovníků neumí sondovat myšlenkové pochody svých kolegů a šéfů a namísto toho si vytváří domněnky, na jejichž základě jejich jednání probíhá. Pokud jsou tyto předpoklady chybné, může dojít k nejrůznějším dysfunkcím. Kdo by neslyšel následující příběh? Významná aktualizace produktu se zpozdila o několik měsíců, protože produktoví a IT manažeři mají odlišné předpoklady o tom, co a kdy má být dodáno, a obě strany se neustále vzájemně obviňují ze zpoždění. Když konečně zasáhne třetí strana a pomůže jim klást správné otázky, jsou schopni přijít s plánem, který uspokojí obě strany, a pokračovat v realizaci.

Zlepšené „kladení otázek“ může posílit efektivitu řízení. Většina z nás nikdy nepřemýšlí o tom, jak formulovat své otázky. Pokud se nad tímto procesem výslovně zamyslíte, může to z vás udělat nejen lepšího manažera a vedoucího pracovníka – může to pomoci i ostatním zlepšit jejich dovednosti v oblasti dotazování.

Proč je kladení otázek důležité:

  • Pomáhá vám odhalit problémy, kterým čelíte, a vytvářet lepší řešení těchto problémů. Všichni trávíme příliš mnoho času a energie řešením první iterace výzvy s prvním nápadem, který máme. To je omezující a kontraproduktivní.
  • Je to způsob, jak zvýšit kapacitu a potenciál těch, které vedete. Dobrá otázka může vyvolat „aha“ moment, který pak může vést k inovacím a růstu.
  • Udržuje vás v režimu učení, nikoliv v režimu posuzování. Pokud kladete otázku, nespěcháte, abyste poskytli odpověď, dali řešení nebo přijali výzvu. Je to dobrý nástroj sebeřízení, který vás udržuje soustředěné na širší souvislosti, a to je jako vedoucí/manažer vaše odpovědnost vůči týmu a organizaci.

Tipy pro kladení dobrých otázek

Buďte zvědaví. Vedoucí a manažeři, kteří jen mluví, jsou hluší k potřebám ostatních. Bohužel někteří z těchto typů vedoucích mají pocit, že být první a poslední, kdo mluví, je známkou síly. Ve skutečnosti je to však přesně naopak. Takový postoj odřezává informace u zdroje, od lidí – zaměstnanců, kolegů, zákazníků – kterým byste měli nejvíce důvěřovat. Zvědavost je základem pro kladení dobrých otázek. Zůstaňte zvědaví o něco déle a dávejte rady a přijímejte opatření o něco pomaleji. Dostat se rychle k řešení není vždy nejlepší cesta – snadno se to řekne, těžko udělá, ale s praxí můžete tuto dovednost zlepšit.

Buďte otevření. Vedoucí pracovníci a manažeři by měli klást takové otázky, aby lidé popsali nejen to, co se stalo, ale také to, co si mysleli. Otevřené otázky zabraňují tomu, abyste vynášeli soudy založené na předpokladech, a mohou vyvolat některé nečekané odpovědi, které mohou vést k lepším výsledkům. Sestavování otázek, které používají co, jak a proč, podporuje dialog. Udržování otevřené a plynulé konverzace je rozhodující pro nalezení lepších řešení. To z vás také dělá lepšího vedoucího a manažera.

Buďte angažovaní. Když kladete otázky, dáváte najevo, že vám na nich záleží. Dejte najevo, že vás zajímá, pozitivní mimikou a angažovanou řečí těla. Tím navážete další konverzaci a povzbudíte dotyčnou osobu ke sdílení informací, které by mohly být důležité. Pokud například vedete pohovor s uchazečem o zaměstnání, chcete ho povzbudit, aby hovořil nejen o svých úspěších, ale také o svých neúspěších a o tom, jak se s nimi vypořádal. Zainteresovaný tazatel může často někoho přimět, aby hlouběji pohovořil o tom, jak se odrazil od neúspěchu. Lidé se však otevřou pouze tehdy, pokud aktivně projevíte zájem a budete pozorně naslouchat.

Pronikněte hlouběji. Vedoucí pracovníci a manažeři se tak často dopouštějí chyby, když předpokládají, že je vše v pořádku, pokud neslyší špatné zprávy. To je velká chyba. Může to znamenat, že se zaměstnanci bojí sdílet cokoli jiného než dobré zprávy, i kdyby to mělo znamenat ukamenování. Když se tedy při rozhovorech a schůzkách objeví informace, pátrejte po podrobnostech, aniž byste zabředli do obviňování. Zaměříte-li se při kladení otázek spíše na učení než na hodnocení, pomůže vám to vidět celý obraz. Pamatujte, že problémy vašeho týmu jsou především vaše problémy.

Kladení dobrých otázek, a to v duchu poctivého shromažďování informací a spolupráce, je dobrou praxí pro vedoucí pracovníky a manažery. Kultivuje to prostředí, ve kterém se zaměstnanci cítí dobře, když diskutují o problémech, které ovlivňují jejich výkon i výkon týmu. To zase vytváří základ pro prohloubení úrovně důvěry, zvýšení morálky a inovací a zvýšení produktivity.

Kniha Warrena Bergera Krásnější otázka: Berger: The Power of Inquiry to Spark Breakthrough Ideas, obsahuje citát, který se mi velmi líbí: „Krásná otázka je ambiciózní a přitom realizovatelná otázka, která může začít měnit způsob, jakým něco vnímáme nebo o něčem přemýšlíme – a která může sloužit jako katalyzátor, jenž přinese změnu.“ Dobrá otázka je ambiciózní (náročná) a realizovatelná (proveditelná). Má potenciál posunout naše vnímání od toho, co si myslíme, že víme, nebo pokračovat v tom, co jsme vždycky věděli. Úspěšní lídři a manažeři chápou sílu dotazování, které umožňuje nalézt skutečné odpovědi na řešení problémů a položit základy pro inovativní řešení. Proč to nezkusit?

Joan F. Cheverie je ředitelkou pro profesní rozvoj ve společnosti EDUCAUSE.

Napsat komentář

Vaše e-mailová adresa nebude zveřejněna.