Was ist ein Rückwirkungszeitraum für die Formulare 941 und 944

Wissen Sie, wie oft Sie die Bundeseinkommens-, Sozialversicherungs- und Medicare-Steuern abführen müssen? Sie können die Steuern nicht einzahlen, wann immer Ihnen danach ist. Die Häufigkeit der Einzahlung hängt von einem Rückblickzeitraum ab. Was ist ein Rückwirkungszeitraum?

Was ist ein Rückwirkungszeitraum?

Ein Rückwirkungszeitraum ist der Zeitrahmen, den Arbeitgeber verwenden, um ihren Einzahlungsplan für die einbehaltene FICA-Steuer (Sozialversicherung und Medicare) und die Bundeseinkommenssteuer zu ermitteln. Ihre Steuerschuld während des Rückblickzeitraums bestimmt, ob Sie diese Steuern monatlich oder halbjährlich abführen. Ihr IRS-Rückwirkungszeitraum hängt davon ab, ob Sie das Formular 941 oder das Formular 944 einreichen.

Als Arbeitgeber melden Sie die Löhne Ihrer Mitarbeiter und die Lohnsteuer entweder auf Formular 941 oder 944. Das Formular 944 können Sie nur verwenden, wenn das Finanzamt Sie dazu auffordert.

Das Formular 941, die vierteljährliche Bundessteuererklärung des Arbeitgebers, ist ein Formular, mit dem Arbeitgeber vierteljährlich die Löhne und Steuern ihrer Arbeitnehmer melden. Die meisten Arbeitgeber verwenden dieses Formular.

Formular 944, ANNUAL Federal Tax Return (Jährliche Bundessteuererklärung des Arbeitgebers), ist ein Formular, das Arbeitgeber für die jährliche Meldung von Löhnen und Steuern der Arbeitnehmer verwenden. Nur sehr kleine Unternehmen verwenden dieses Formular.

IRS payroll deposit schedule

Unabhängig davon, ob Sie das Formular 941 oder 944 einreichen, sind Sie entweder ein monatlicher oder halbwöchentlicher Einzahler. Auch hier bestimmt Ihre Gesamtsteuerschuld während des Rückblickszeitraums, welchem Zeitplan Sie folgen müssen.

Schauen Sie sich den Unterschied in der Steuerschuld zwischen monatlichen und halbwöchentlichen Einzahlern an:

  • Monatlicher Einzahler: Arbeitgeber, die während des Rückblickszeitraums eine Steuerschuld von 50.000 $ oder weniger gemeldet haben
  • Halbwöchentlicher Einzahler: Arbeitgeber, die während des Rückblickszeitraums eine Steuerschuld von mehr als 50.000 $ gemeldet haben

Monatliche Einzahler müssen ihre während eines Monats erhobenen und abgeführten Lohnsteuern bis zum 15. des Folgemonats einzahlen. Zum Beispiel müssen Sie die im Juni erhobenen Steuern bis zum 15. Juli einzahlen.

Die Fälligkeitstermine halbwöchentlicher Einzahler richten sich nach dem Zahltag. Fällt der Zahltag auf einen Mittwoch, Donnerstag und/oder Freitag, müssen Sie die Steuern bis zum folgenden Mittwoch einzahlen. Fällt der Zahltag auf einen Samstag, Sonntag, Montag und/oder Dienstag, sind die Steuern bis zum folgenden Freitag zu hinterlegen.

Sie können Ihre Verbindlichkeiten nicht auf der Grundlage eines früheren Einzahlungsplans oder der Häufigkeit, mit der Sie Ihre Mitarbeiter bezahlen, begleichen. Verwenden Sie die Rückblickperiode, um Ihre Ablagerungshäufigkeit zu bestimmen.

Bestimmen Sie Ihren Einzahlungsplan vor Beginn eines jeden Kalenderjahres. Sobald Sie Ihren Einzahlungsplan festgelegt haben, verwenden Sie ihn für das ganze Jahr.

Rückwirkungszeitraum für die Formulare 941 und 944

Wer das Formular 941 einreicht, verwendet einen Rückwirkungszeitraum von vier Quartalen, der in der Mitte eines Kalenderjahres (1. Juli) beginnt und in der Mitte des nächsten Kalenderjahres (30. Juni) endet.

Wer das Formular 944 einreicht, verwendet einen jährlichen Rückblickszeitraum, der die gesamte Steuerschuld des Arbeitgebers während des Kalenderjahres (Januar – Dezember) berücksichtigt.

Aber welche Kalenderjahre werden betrachtet? Im Folgenden werden die Einzelheiten des IRS-Rückwirkungszeitraums für die Einreichung der Formulare 941 und 944 näher erläutert.

Was ist der Rückwirkungszeitraum für Antragsteller des Formulars 941?

Auch die Antragsteller des Formulars 941 melden ihre Sozialversicherungs-, Medicare- und Bundeseinkommensteuerverbindlichkeiten vierteljährlich.

Formular 941-Antragsteller haben einen Rückblickszeitraum von vier Quartalen, der sich vom 1. Juli bis zum 30. Juni des Folgejahres erstreckt.

Angenommen, Sie möchten Ihren Einzahlungsplan für 2020 bestimmen. Sie würden Ihre gesamte Steuerschuld vom 1. Juli 2018 bis zum 30. Juni 2019 berechnen.

Quartal 3
(2018)
Quartal 4
(2018)
Quartal 1
(2019)
Quartal 2
(2019)
Juli 1 – Sept. 30 Okt. 1 – Dez. 31 Jan. 1 – Mär. 31 Apr. 1 – 30. Juni

Beispiel für den Rückblick auf das Formular 941

Angenommen, Karen von Karen’s Pet Supply möchte wissen, ob sie im Jahr 2020 ein monatlicher oder halbwöchentlicher Einzahler ist.

Um Karens Einzahlungsplan für 2020 herauszufinden, müssen wir uns ihre Steuerschuld in den Quartalen 3 und 4 im Jahr 2018 sowie in den Quartalen 1 und 2 im Jahr 2019 ansehen:

  • 3. Quartal 2018: 10.000 $
  • 4. Quartal 2018: 10.000 $
  • 1. Quartal 2019: 13.000 $
  • 2. Quartal 2019: 13.000 $

Karens gesamte Steuerschuld im Rückblickszeitraum 2020 beträgt 46.000 $. Da sie weniger als 50.000 $ beträgt, ist Karen’s Pet Supply ein monatlicher Einleger.

Was ist der Rückblickszeitraum für die Einreicher des Formulars 944?

Wiederum melden die Antragsteller des Formulars 944 ihre Sozialversicherungs-, Medicare- und Bundeseinkommensteuerverbindlichkeiten auf jährlicher Basis.

Wenn Sie das Formular 944 für das laufende Jahr oder in einem der beiden vorangegangenen Jahre eingereicht haben, ist Ihr Rückwirkungszeitraum das zweitvorangegangene Kalenderjahr. Zum Beispiel ist der IRS-Rückblickszeitraum für 2020 das Kalenderjahr 2018.

Abhängig davon, wie Sie in der Vergangenheit eingereicht haben, müssen Sie möglicherweise Ihr Formular 944 für dieses Jahr oder alle vier Quartale des Formulars 941 für dieses Jahr betrachten.

Beispiel für einen Rückblick auf das Formular 944

Angenommen, Daniel von Daniel’s Hauling Services möchte herausfinden, ob er im Jahr 2020 eine monatliche oder eine halbwöchentliche Einzahlung vornimmt. Er hat im Kalenderjahr 2018 auf dem Formular 944 die folgenden Steuerverbindlichkeiten gemeldet:

  • Kalenderjahr 2018: 1.000 $

Da Daniels Steuerverbindlichkeiten im Jahr 2018 weniger als 50.000 $ betrugen, ist sein Einzahlungsplan für 2020 monatlich.

Wie sich Anpassungen auf den Rückblickszeitraum des IRS auswirken

Fehler passieren. Wenn Sie auf dem Formular 941 oder 944 einen Fehler machen, müssen Sie eine Korrektur mit dem Formular 941-X oder 944-X vornehmen.

Wenn Sie eine Korrektur vornehmen, wirken sich die Anpassungen nicht auf die Höhe der Steuerschuld für frühere Zeiträume aus. Sie müssen den Betrag verwenden, den Sie ursprünglich gemeldet haben.

Beispiel für eine Berichtigung

Schauen wir uns noch einmal den Rückblickszeitraum 2020 für Karen’s Pet Supply an:

  • 3. Quartal 2018: $10.000
  • 4. Quartal 2018: 10.000 $
  • 1. Quartal 2019: 13.000 $
  • 2. Quartal 2019: 13.000 $

Auf der Grundlage dieser Informationen ist Karen’s Pet Supply ein monatlicher Einleger. Nehmen wir jedoch an, dass es in einem Quartal einen Fehler im Formular 941 gab.

Das zweite Quartal 2019, in dem Karen 13.000 $ angegeben hat, hätte eigentlich 18.000 $ betragen müssen:

  • 3. Quartal 2018: 10.000 $
  • 4. Quartal 2018: 10.000 $
  • 1. Quartal 2019: 13.000 $
  • 2. Quartal 2019: 18.000 $

Karen kann das Formular 941-X einreichen, um Korrekturen am Bericht für das zweite Quartal 2019 vorzunehmen. Das Unternehmen muss jedoch den ursprünglichen Betrag verwenden, der im Rückblickszeitraum gemeldet wurde. Infolgedessen bleibt das Unternehmen ein monatlicher Einzahler, anstatt zu einem halbwöchentlichen Einzahler zu werden.

Ich bin ein neuer Arbeitgeber. Wie lang ist meine Rückwirkungsfrist?

Wenn Sie ein neuer Arbeitgeber sind, haben Sie offensichtlich noch keine Sozialversicherungs-, Medicare- und Bundeseinkommenssteuern gezahlt. Daher werden Ihre Steuerverbindlichkeiten in Ihrem Rückblickszeitraum als Nullen betrachtet.

Damit sind Sie während Ihres ersten Jahres als Arbeitgeber ein monatlicher Einzahler.

Vor Beginn des nächsten Kalenderjahres sollten Sie Ihren Rückblickszeitraum überprüfen. Möglicherweise müssen Sie eine gewisse Steuerschuld in Betracht ziehen.

Weitere Informationen über den Rückwirkungszeitraum des IRS finden Sie in der Publikation 15.

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Mike Kappel ist der Geschäftsführer und Gründer von Patriot Software. Dieser Artikel erschien zuerst im Patriot Software Blog.

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