¿Qué es un período de búsqueda de la nómina para los Formularios 941 y 944

¿Sabe usted con qué frecuencia debe depositar los impuestos federales sobre la renta, el Seguro Social y el Medicare? No puede depositar los impuestos cuando se le antoje. Su frecuencia de depósito se basa en un período de revisión. Entonces, ¿qué es un período de revisión?

¿Qué es un período de retrospección?

Un período de retrospección es el marco de tiempo que los empleadores utilizan para calcular su calendario de depósito para el impuesto FICA retenido (Seguridad Social y Medicare) y el impuesto federal sobre la renta. Su obligación tributaria durante el período de revisión determina si deposita estos impuestos laborales mensual o quincenalmente. Su período de revisión del IRS depende de si usted presenta el Formulario 941 o el Formulario 944.

Como empleador, usted reportará los salarios de los empleados y los impuestos sobre la nómina en el Formulario 941 o 944. Sólo puede utilizar el Formulario 944 si el IRS le dice que lo haga.

El formulario 941, Employer’s Quarterly Federal Tax Return (Declaración trimestral de impuestos federales del empleador), es un formulario que los empleadores utilizan para informar los salarios e impuestos de los empleados trimestralmente. La mayoría de los empleadores utilizan este formulario.

Formulario 944, Employer’s ANNUAL Federal Tax Return, es un formulario que los empleadores usan para reportar los salarios e impuestos de los empleados anualmente. Sólo las empresas muy pequeñas utilizan este formulario.

Calendario de depósitos de nómina del IRS

Independientemente de si presenta el formulario 941 o el 944, será un depositante mensual o quincenal. Nuevamente, su obligación tributaria total durante el período de revisión determina qué horario debe seguir.

Eche un vistazo a la diferencia en la obligación tributaria entre los depositantes mensuales y quincenales:

  • Depositante mensual: Empleadores que declararon una obligación tributaria de 50.000 dólares o menos durante el período de revisión
  • Depositante quincenal: Empleadores que reportaron una obligación tributaria de más de $50,000 durante el periodo de revisión

Los depositantes mensuales deben depositar sus impuestos laborales recaudados y aportados durante un mes a más tardar el día 15 del mes siguiente. Por ejemplo, deben depositar los impuestos recaudados en junio antes del 15 de julio.

Las fechas de vencimiento de los depositantes quincenales están determinadas por el día de pago. Si el día de pago cae en miércoles, jueves y/o viernes, deposite los impuestos antes del miércoles siguiente. Si el día de pago cae en sábado, domingo, lunes y/o martes, deposite los impuestos antes del viernes siguiente.

No puede pagar sus obligaciones basándose en un calendario de depósitos anterior o en la frecuencia con la que paga a sus empleados. Utilice el período de revisión para determinar su frecuencia de depósito.

Determine su calendario de depósitos antes del comienzo de cada año natural. Una vez que determine su calendario de depósitos, utilícelo para todo el año.

Período de retroceso para los Formularios 941 y 944

Los declarantes del Formulario 941 utilizan un período de retroceso de cuatro trimestres que comienza a la mitad de un año calendario (1 de julio) y termina a la mitad del siguiente año calendario (30 de junio).

Los declarantes del formulario 944 utilizan un período de revisión anual que examina la deuda tributaria total del empleador durante el año natural (enero a diciembre).

Pero, ¿qué años naturales se miran? Vamos a entrar en el meollo del período de lookback del IRS para los declarantes del Formulario 941 y el Formulario 944 a continuación.

¿Cuál es el período de retrospectiva para los declarantes del Formulario 941?

De nuevo, los declarantes del Formulario 941 informan de sus obligaciones con la Seguridad Social, Medicare y el impuesto federal sobre la renta de forma trimestral.

Los declarantes del formulario 941 tienen un período de revisión de cuatro trimestres que abarca desde el 1 de julio hasta el 30 de junio del año siguiente.

Digamos que quiere determinar su calendario de depósitos para 2020. Usted calcularía su obligación tributaria total desde el 1 de julio de 2018 hasta el 30 de junio de 2019.

Trimestre 3
(2018)
Trimestre 4
(2018)
Trimestre 1
(2019)
Trimestre 2
(2019)
Del 1 de julio al 30 de septiembre. 30 1 de octubre – 31 de diciembre 1 de enero – 31 de marzo Abr. 1 – 30 de junio

Ejemplo de periodo de retrospección del formulario 941

Digamos que Karen de Karen’s Pet Supply quiere saber si es depositante mensual o quincenal en 2020.

Para averiguar el calendario de depósitos de Karen para 2020, tenemos que mirar su obligación tributaria en los trimestres 3 y 4 de 2018, así como en los trimestres 1 y 2 de 2019:

  • Tercer trimestre de 2018: $10,000
  • 4to. Trimestre 2018: $10,000
  • 1er. Trimestre 2019: $13,000
  • 2do. Trimestre 2019: $13,000

La obligación tributaria total de Karen durante el período de revisión de 2020 es de $46,000. Debido a que es menos de $50,000, Karen’s Pet Supply es un depositante mensual.

¿Cuál es el período de retrospección para los declarantes del formulario 944?

Los declarantes del formulario 944 declaran anualmente las obligaciones de la Seguridad Social, Medicare y el impuesto federal sobre la renta.

Si va a presentar el Formulario 944 para el año en curso, o si lo presentó en alguno de los dos años anteriores, su período de retrospección es el segundo año natural anterior. Por ejemplo, el período de retrospectiva del IRS para 2020 es el año natural 2018.

Dependiendo de cómo lo haya presentado en el pasado, es posible que tenga que mirar su Formulario 944 para ese año, o los cuatro trimestres del Formulario 941 para ese año.

Ejemplo de periodo de retrospección del formulario 944

Digamos que Daniel, de Daniel’s Hauling Services, quiere averiguar si es un declarante mensual o quincenal para 2020. Él reportó las siguientes obligaciones tributarias en el Formulario 944 durante el año calendario 2018:

  • Año calendario 2018: $1,000

Debido a que la obligación tributaria de Daniel fue menor a $50,000 en 2018, su calendario de depósitos para 2020 es mensual.

Cómo afectan los ajustes al período de revisión del IRS

Los errores ocurren. Si comete un error en el Formulario 941 o en el Formulario 944, tendrá que hacer una corrección utilizando el Formulario 941-X o el Formulario 944-X.

Si usted hace una corrección, los ajustes no afectan el monto de la obligación tributaria de períodos anteriores. Debe utilizar el importe que declaró originalmente.

Ejemplo de un ajuste

Volvamos a ver el período de revisión de 2020 para Karen’s Pet Supply:

  • Tercer trimestre de 2018: $10,000
  • Cuarto trimestre de 2018: $10,000
  • 1er Trimestre 2019: $13,000
  • 2do Trimestre 2019: $13,000

Basado en esta información, Karen’s Pet Supply es un depositante mensual. Sin embargo, digamos que hubo un error en el formulario 941 un trimestre.

El segundo trimestre de 2019, donde Karen reportó $13,000, en realidad debería haber sido $18,000:

  • Tercer trimestre de 2018: $10,000
  • Cuarto trimestre de 2018: $10,000
  • 1er Trimestre 2019: $13,000
  • 2do Trimestre 2019: $18,000

Karen puede presentar el Formulario 941-X para hacer correcciones al reporte del segundo trimestre en 2019. Sin embargo, el negocio debe utilizar la cantidad original reportada en el período de revisión. Como resultado, el negocio sigue siendo un depositante mensual en lugar de cambiar a un depositante quincenal.

Soy un nuevo empleador. Cuál es mi periodo de retroceso?

Si usted es un nuevo empleador, obviamente no ha pagado la Seguridad Social, Medicare y los impuestos federales sobre la renta antes. Por lo tanto, sus obligaciones fiscales se consideran como ceros en su período de lookback.

Esto le convierte en un depositante mensual durante su primer año como empleador.

Antes del comienzo del próximo año natural, asegúrese de examinar su período de lookback. Usted podría tener alguna responsabilidad fiscal a considerar.

Para obtener más información sobre el período de revisión del IRS, consulte la Publicación 15.

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Mike Kappel es el director general y fundador de Patriot Software. Este artículo apareció por primera vez en el blog de Patriot Software.

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