Miksi hyvien kysymysten esittäminen voi auttaa sinua tulemaan paremmaksi johtajaksi

Yksi ensimmäisistä haasteistani johtajana oli se, kun minut asetettiin johtamaan osastoa, jonka työtehtävät poikkesivat täysin minun asiantuntemuksestani. Jouduin paniikkiin, koska tunsin, että henkilökunta pitäisi minua huijarina, ja tiesin myös, etten mitenkään voisi kehittyä kyseiseksi aihepiirin asiantuntijaksi siinä lyhyessä ajassa, joka minulla oli aikaa ennen kuin otin vastuun heistä ja heidän työstään. Ympäröin itseni hullun lailla käsikirjoilla, kirjoilla ja artikkeleilla ja yritin omaksua niistä mahdollisimman paljon, mutta tuloksetta. Sitten aloin keskustella ihmisten kanssa, ja hitaasti minulle valkeni, että opin kysymällä ja kuuntelemalla. Mitä enemmän kuuntelin, sitä paremmiksi kysymykseni muuttuivat ja sitä enemmän opin. Kysymykset auttoivat minua myös selkeyttämään omaa ajatteluani uuden yksikköni projekteista, työnkulusta ja strategioista.”

Miten hyvin kysyt kysymyksiä? Kokemukseni mukaan useimmat esimiehet ja johtajat eivät ajattele tätä asiaa kovin usein. ”Kyky esittää kysymyksiä” ei yleensä näy missään esimiesten pätevyysluettelossa tai työnkuvausvaatimuksissa. Tehokas kysymysten esittäminen on kuitenkin tärkeä osa minkä tahansa johtajan tai esimiehen työtä, ja hyvien kysymysten esittäminen erottaa usein erinomaiset johtajat ja esimiehet keskinkertaisista (tai vielä pahempaa, huonoista).

Miksi kysymysten esittäminen on ratkaisevan tärkeää johtajan menestykselle?

Me kaikki olemme kokeneet aikoja, jolloin emme ole onnistuneet toimimaan hyvinä kysymysten esittäjinä, kenties huomaamattamme. Onko sinulla ollut tällaista kokemusta? Istut kokouksessa, jossa projektiryhmä arvioi edistymistään ylimmän johdon kanssa. Esittelyn aikana johtajan kehonkielestä käy selvästi ilmi, että hän ei tunne oloaan mukavaksi ja on yhä kärsimättömämpi tiimin kulkeman suunnan suhteen. Kokous päättyi kuitenkin ilman tiimin todellista kyseenalaistamista ilman, että seuraavat vaiheet hyväksyttiin. Johtaja haluaa jatkokeskusteluja tiimin johtajan kanssa. Kun hän tapaa tiiminvetäjän, hän moittii tätä siitä, että tämä on antanut tiimin poiketa reitiltään. Lopulta tiiminvetäjä selittää suunnitelman taustalla olevan ajattelutavan, vakuuttaa johtajan siitä, että he ovat todellakin oikeilla jäljillä tavoitteidensa saavuttamisessa, ja saa luvan jatkaa. Sillä välin tiimi on kuitenkin menettänyt vauhtinsa (ja viikon tuottavuuden) ja on alkanut keskittyä enemmän pomon miellyttämiseen kuin projektin toteuttamiseen parhaalla mahdollisella tavalla.

Tämä ei ole ainutlaatuinen skenaario. Monet esimiehet ja johtajat eivät osaa tutkia kollegoidensa ja pomojensa ajatusmaailmaa, vaan tekevät oletuksia heidän toimintansa perusteista. Kun nämä oletukset ovat vääriä, seurauksena voi olla kaikenlaisia toimintahäiriöitä. Kukapa ei olisi kuullut seuraavaa tarinaa? Merkittävä tuotepäivitys on viivästynyt kuukausia, koska tuote- ja tietotekniikkapäälliköillä on erilaiset olettamukset siitä, mitä on toimitettava milloin, ja molemmat osapuolet syyttävät toisiaan viivästyksistä. Kun kolmas osapuoli vihdoin puuttuu asiaan ja auttaa heitä kysymään oikeita kysymyksiä, he pystyvät laatimaan suunnitelman, joka tyydyttää molempia osapuolia, ja siirtymään eteenpäin toteutuksessa.

Parannettu ”kyseenalaistaminen” voi vahvistaa johtamisen tehokkuutta. Useimmat meistä eivät koskaan mieti, miten muotoilemme kysymyksemme. Tämän prosessin nimenomainen pohtiminen saattaa tehdä sinusta paremman managerin ja johtajan – se saattaa auttaa myös muita parantamaan kyselytaitojaan.

Tässä kerrotaan, miksi kysymysten esittäminen on tärkeää:

  • Se auttaa sinua paljastamaan kohtaamasi haasteet ja luomaan parempia ratkaisuja näiden ongelmien ratkaisemiseksi. Me kaikki käytämme liikaa aikaa ja energiaa haasteiden ensimmäisen iteraation ratkaisemiseen ensimmäisellä idealla, joka meillä on. Se on sekä rajoittavaa että haitallista.
  • Siten lisäät johtamiesi henkilöiden kapasiteettia ja potentiaalia. Hyvä kysymys voi synnyttää ”aha”-hetken, joka voi sitten johtaa innovointiin ja kasvuun.
  • Se pitää sinut oppimismoodissa eikä tuomitsemismoodissa. Jos kysyt kysymyksen, et ryntää antamaan vastausta, antamaan ratkaisua tai vastaamaan haasteeseen. Se on hyvä itsehallintoväline, joka pitää sinut keskittyneenä kokonaiskuvaan, ja johtajana/johtajana se on sinun vastuullasi tiimiäsi ja organisaatiota kohtaan.

Vinkkejä hyvien kysymysten esittämiseen

Ole utelias. Johtajat ja johtajat, jotka puhuvat kaiken, ovat äänettömiä muiden tarpeille. Valitettavasti jotkut tämäntyyppiset johtajat kokevat, että ensimmäisenä ja viimeisenä puhujana oleminen on merkki vahvuudesta. Todellisuudessa se on kuitenkin täysin päinvastoin. Tällainen asenne katkaisee tiedon sen lähteeltä, juuri niiltä ihmisiltä – henkilöstöltä, kollegoilta ja asiakkailta – joihin sinun pitäisi luottaa eniten. Uteliaisuus on olennainen edellytys hyvien kysymysten esittämiselle. Pysy uteliaana hieman pidempään ja ota neuvojen antaminen ja toimenpiteiden toteuttaminen hieman hitaammin. Nopea ratkaisuun pääseminen ei aina ole paras tie – helppo sanoa, vaikea tehdä, mutta harjoittelemalla voit parantaa tätä taitoa.

Ole avoin. Johtajien ja esimiesten tulisi esittää kysymyksiä, jotka saavat ihmiset kuvaamaan tapahtuneen lisäksi myös sitä, mitä he ajattelivat. Avoimet kysymykset estävät tekemästä oletuksiin perustuvia arvioita, ja ne voivat saada aikaan odottamattomia vastauksia, jotka voivat johtaa parempiin tuloksiin. Kysymykset, joissa käytetään mitä, miten ja miksi, rohkaisevat vuoropuheluun. Keskustelun pitäminen avoimena ja sujuvana on ratkaisevan tärkeää parempien ratkaisujen löytämiseksi. Se tekee sinusta myös paremman johtajan ja esimiehen.

Ole sitoutunut. Kun kysyt kysymyksiä, näytä, että välität. Osoita kiinnostuksesi positiivisilla ilmeillä ja sitoutuneella kehonkielellä. Tämä synnyttää lisää keskustelua ja rohkaisee henkilöä jakamaan tietoja, jotka voivat olla tärkeitä. Jos esimerkiksi haastattelet työnhakijaa, haluat rohkaista häntä kertomaan saavutustensa lisäksi myös takaiskuistaan ja siitä, miten hän on selvinnyt niistä. Kiinnostunut haastattelija voi usein saada jonkun puhumaan syvällisesti epäonnistumisista toipumisesta. Ihmiset avautuvat kuitenkin vain, jos osoitat aktiivisesti kiinnostusta ja kuuntelet tarkkaavaisesti.

Syvenny syvemmälle. Niin usein johtajat ja esimiehet tekevät sen virheen, että he olettavat kaiken menevän hyvin, jos he eivät kuule huonoja uutisia. Suuri virhe. Se voi tarkoittaa, että henkilöstö ei uskalla kertoa mitään muuta kuin hyviä uutisia, vaikka se tarkoittaisi jämähtämistä. Kun keskusteluissa ja kokouksissa nousee esiin tietoa, etsi yksityiskohtia ilman, että ajaudut syyllistämiseen. Keskittyminen oppimiseen tuomitsemisen sijaan auttaa sinua näkemään kokonaiskuvan. Muista, että tiimisi ongelmat ovat ennen kaikkea sinun ongelmasi.

Hyvien kysymysten esittäminen ja tekeminen rehellisen tiedonhankinnan ja yhteistyön hengessä on hyvä käytäntö johtajille ja esimiehille. Se viljelee ympäristöä, jossa henkilökunta tuntee olonsa mukavaksi keskustella asioista, jotka vaikuttavat sekä heidän että tiimin suorituskykyyn. Tämä puolestaan luo perustan luottamuksen syventämiselle, moraalin ja innovaation lisäämiselle sekä tuottavuuden parantamiselle.

Warren Bergerin kirjassa A More Beautiful Question: The Power of Inquiry to Spark Breakthrough Ideas, sisältää lainauksen, josta pidän paljon: ”Kaunis kysymys on kunnianhimoinen mutta toteuttamiskelpoinen kysymys, joka voi alkaa muuttaa tapaa, jolla hahmotamme tai ajattelemme jotakin – ja joka voi toimia katalysaattorina muutoksen aikaansaamiseksi.” Hyvä kysymys on kunnianhimoinen (haastava) ja toimiva (toteutettavissa oleva). Sillä on potentiaalia muuttaa käsityksiämme siitä, mitä luulemme tietävämme, tai jatkaa asioita niin kuin ne ovat aina olleet. Menestyvät johtajat ja esimiehet ymmärtävät kyselyn voiman löytää todellisia vastauksia ongelmien ratkaisemiseen ja luoda pohjaa innovatiivisille ratkaisuille. Mikset kokeilisi sitä?

Joan F. Cheverie on EDUCAUSEn ammatillisen kehityksen johtaja.

Vastaa

Sähköpostiosoitettasi ei julkaista.