How to Register Your Business

“Le scartoffie regolamentari sono divertenti”, ha detto nessuno mai. Ma registrare il tuo business è un passo emozionante nel tuo viaggio imprenditoriale. E se sai dove guardare, ci sono un sacco di risorse là fuori per rendere il processo indolore, se non proprio divertente.

Perciò scaviamo dentro e camminiamo attraverso i passi necessari per rendere il tuo business ufficiale.

Non tutti i business sono tenuti a registrarsi con lo stato. Gli imprenditori individuali e i partner commerciali possono avviare un’attività e operare per anni senza registrare un’entità commerciale.

Possono costruire un sito web, assumere dipendenti e continuare a fare affari, assorbendo i profitti delle loro imprese come reddito personale. In questa disposizione, non c’è un’entità legale d’affari. Il business è inseparabile dai suoi proprietari.

Questo è l’accordo commerciale più semplice e comune. Quando le imprese crescono, tuttavia, ha senso stabilire un’entità commerciale registrandosi con lo stato.

Il vantaggio principale della registrazione è che può proteggere i proprietari dalle potenziali responsabilità legali e finanziarie dell’impresa. Può anche aiutare il vostro business ad accedere a prestiti e capitale operativo per espandere le vendite ed entrare in nuovi mercati.

Registrare il vostro business richiede un po’ di ricerca e scartoffie, ma è qualcosa che potete gestire da soli.

A seconda della complessità del vostro business, la vostra impronta operativa, le vostre tattiche di vendita, e i tipi di prodotti o servizi che offrite, potreste aver bisogno della guida di consulenti fiscali e legali in vari punti del vostro viaggio da solopreneur a entità commerciale completamente registrata.

Puoi anche assumere avvocati o aziende di conformità per gestire la registrazione del business per te, se preferisci concentrare il tuo tempo e le tue energie su aspetti più soddisfacenti della gestione del tuo business.

Qui ci sono i 7 passi nel processo di registrazione di una piccola impresa:

  • Scegliere un nome
  • Scegliere una struttura
  • Decidere uno stato di domicilio
  • Registrarsi presso il segretario di stato
  • Nominare un agente registrato
  • Registrarsi per tasse
  • Acquisire licenze

Come far registrare il tuo business

Registrare il tuo business richiede il deposito di documenti di registrazione presso la segreteria di stato o l’ufficio delle corporazioni. Puoi trovare un link diretto all’autorità di registrazione aziendale del tuo stato dalla National Association of Secretaries of State website.

Mentre ogni stato ha un processo di registrazione unico, tutti seguono gli stessi passi fondamentali.

Passo 1: Scegli un nome

Il tuo nome è importante per il destino del tuo business. È la prima impressione che il tuo cliente ha della tua attività e aiuta a portarlo alla tua porta. I nomi più in alto nell’alfabeto beneficiano di un’ottima pubblicità nelle directory.

Se riesci a capire come inserire “aardvark” nel tuo nome commerciale, questo può andare a tuo vantaggio. Più importante, però, il tuo nome dovrebbe riflettere la tua visione per il tuo marchio ed essere unico nel tuo settore.

Per registrare i nomi commerciali, considera quanto segue:

  • Disponibilità del nome: Ogni stato ha i propri standard di denominazione per assicurare che i nomi commerciali siano distinguibili gli uni dagli altri. Prima di depositare qualsiasi documento statale, è necessario condurre una ricerca sulla disponibilità del nome per assicurarsi che il nome scelto non sia già stato preso. Molti stati forniscono uno strumento per condurre la ricerca online.
  • Regole del nome: Gli stati hanno anche controlli di qualità specifici per l’industria del nome. Per esempio, New York pubblica una lista di parole proibite e limitate per i nomi commerciali. Alcuni requisiti del nome sono basati sull’industria o sulla professione. Sta a te controllare queste restrizioni e scegliere un nome disponibile per evitare che i tuoi documenti vengano rifiutati.
  • Necessità di un nome fittizio: quando registri la tua attività in nuovi stati, se la tua ragione sociale esistente non è disponibile, potresti aver bisogno di registrare un nome fittizio o “doing business as” (DBA).

Step 2: Scegli una struttura aziendale

Puoi registrare un’attività come una partnership, una LLC, o una corporation. Puoi anche scegliere di essere tassato come una S corporation, ma questa è un’elezione fiscale separata dalla registrazione del business.

Corporations e LLCs forniscono entrambi una protezione di responsabilità limitata. Un importante elemento di differenziazione tra le LLC e le società è che le LLC permettono di trarre vantaggio dalla tassazione pass-through, in cui i profitti della società passano ai proprietari come reddito personale.

Questo semplifica le vostre dichiarazioni fiscali e può ridurre le vostre tasse. Le società possono scegliere lo status di società S, tuttavia, che permette loro di essere tassate come un’entità pass-through.

Quale struttura fornisce il miglior vantaggio fiscale per il vostro business dipende dalle vostre circostanze specifiche. E’ generalmente saggio consultare un consulente fiscale per valutare le vostre opzioni.

Seguono i fattori oltre la responsabilità e le tasse che aiutano a determinare il miglior tipo di entità per il vostro business.

Quando scegliete una struttura legale di business, considerate quanto segue:

  • Disponibilità: Ogni stato ha il proprio set di strutture aziendali consentite. Dovrete consultare il sito web del segretario di stato per determinare le strutture permesse e le loro limitazioni.
  • Complessità: Le corporazioni sono più complesse da formare e mantenere rispetto alle LLC. Questa complessità permette loro di sostenere una crescita illimitata.
  • Costi: A causa della loro maggiore complessità, le corporazioni sono più costose da formare e mantenere rispetto alle LLC.
  • Capacità finanziaria: Le società possono trarre vantaggio dal capitale di investimento per crescere. Le LLC possono avere più difficoltà ad accedere ai finanziamenti.
  • Controllo: Le LLC permettono ai proprietari di continuare a giocare un ruolo attivo nel business. Le corporazioni distribuiscono la proprietà e la gestione dell’azienda tra gli azionisti e gli amministratori.

Step 3: Scegli il tuo stato di domicilio

Lo stato dove inizialmente registri la tua azienda è il tuo stato di origine o stato di domicilio. Nel tuo stato di domicilio, il tuo business è un’impresa nazionale.

Non è necessario costituire il tuo business nello stato in cui ti trovi. Molte imprese scelgono di costituirsi in Delaware a causa del suo ambiente legale e normativo molto favorevole alle imprese.

Ha un sistema giudiziario separato dedicato alle cause aziendali. Il Nevada è una scelta popolare a causa delle sue basse tasse aziendali.

Tuttavia, formare il vostro business in uno stato diverso introduce un sacco di complessità extra per il vostro business. Invece di uno stato di archiviazioni regolamentari, tasse, imposte e potenziali sanzioni da tenere d’occhio, ora ne avete due. Generalmente, ha senso per le piccole imprese scegliere la propria casa come stato di domicilio.

I seguenti fattori possono aiutarvi a decidere dove registrare il vostro business:

  • Tasse: Ogni stato impone un mix diverso di imposte sul reddito personale, imposte sul reddito societario, tasse di franchigia e imposte sulle vendite. Secondo il Tax Foundation’s 2020 Business Tax Climate Index, gli stati con le peggiori tasse aziendali sono New Jersey, New York, California e Connecticut. In cima alla lista per i climi fiscali più favorevoli alle imprese sono Wyoming, Sud Dakota, Alaska e Florida.
  • Onere normativo: Alcuni stati sono più favorevoli alle imprese nei loro sistemi legali, nei loro requisiti normativi, o in entrambi. Il Delaware è un buon esempio del primo, come notato sopra. Texas, Florida, Tennessee e North Carolina sono in cima alla lista dei dirigenti per il loro ambiente favorevole agli affari.

Step 4: Registrarsi con il segretario di stato

Nel tuo stato, la registrazione richiederà il deposito di documenti di formazione. Per le corporazioni, questo tipicamente include la nomina di un consiglio di amministrazione, la scrittura di uno statuto che delinea come il business sarà gestito, e la presentazione di articoli di incorporazione allo stato insieme ad una tassa.

Si possono trovare modelli di statuto e altri documenti di governo online se si vuole gestire la formazione da soli. Gli stati in genere forniscono moduli di domanda sui loro siti web con le istruzioni per allegare i documenti richiesti.

È possibile trovare i materiali di registrazione e le istruzioni di deposito sul vostro segretario di stato o sul sito web dell’ufficio corporazioni.

I lavori per la registrazione LLC sono simili. Per creare una LLC, è necessario in genere depositare gli articoli di organizzazione insieme a tutti i documenti richiesti con il segretario di stato.

Il documento di governo di una LLC è il suo accordo operativo, che delinea i diritti, le responsabilità e le quote di proprietà di tutti i membri. Alcuni proprietari di LLC scelgono di nominare un consiglio di amministrazione, anche se questo non è comune.

Molti stati hanno un portale che permette di presentare questi documenti elettronicamente. Altri richiedono una domanda cartacea presentata con un assegno.

Le tasse di deposito per le LLC e le corporazioni nazionali vanno da un minimo di 40 dollari nel Kentucky a 500 dollari nel Massachusetts. I tempi di approvazione variano da pochi giorni negli stati con deposito online a diversi mesi a New York.

Quando il vostro business cresce, potreste anche aver bisogno di registrarvi per fare affari in stati diversi dal vostro stato nazionale – un processo noto come qualificazione estera. Questo comporta un processo di registrazione più semplice attraverso la segreteria di stato. Negli stati oltre il tuo stato di origine, la tua azienda è considerata un’entità straniera.

Considera quanto segue quando registri la tua azienda:

  • Controlla tutti i passi richiesti: In alcuni stati, le imprese devono completare alcuni passi prima della registrazione, come ottenere una licenza o assicurarsi l’approvazione del nome. Se lavorate in un settore che richiede qualsiasi tipo di licenza, controllate questi requisiti prima della registrazione per assicurarvi di completare le pratiche nell’ordine prescritto.
  • Seguite attentamente le istruzioni: Leggi attentamente tutte le istruzioni, poiché un singolo errore nella tua domanda può risultare in una domanda respinta. Oltre a ritardare la vostra approvazione, questo può far salire i costi delle vostre schedature.
  • Controllate i rapporti iniziali: Alcuni stati richiedono alle aziende di depositare rapporti iniziali con il segretario di stato, mentre la maggior parte richiede rapporti periodici a partire dagli anni successivi. Assicuratevi di controllare questi requisiti sul vostro sito web del segretario di stato.

Passo 5: Nominare un agente registrato

Come parte della registrazione, dovrete fornire un indirizzo di agente registrato dove i documenti legali e gli avvisi ufficiali possono essere consegnati al vostro business. Questo deve essere un indirizzo fisico dove qualcuno è disponibile durante le ore di lavoro per accettare la consegna dei documenti.

Seguono le migliori pratiche per nominare un agente registrato:

  • Assumere un professionista: Potete usare il vostro indirizzo aziendale come indirizzo dell’agente registrato, ma è meglio nominare un servizio professionale di agente registrato. Le tariffe sono abbordabili e vi risparmia la possibilità di avere qualcuno che si presenti al vostro posto di lavoro per notificarvi una causa legale.
  • Scegliete un servizio nazionale: Se scegliete un’azienda che fornisce un servizio di agente registrato a livello nazionale, potete usare lo stesso servizio in altri stati man mano che il vostro business cresce.

Passo 6: Registrarsi per le tasse

Generalmente, è necessario registrarsi per le tasse negli stati in cui avete nexus fiscale, che è una presenza sufficiente a far scattare gli obblighi fiscali. Tipicamente, questo include possedere proprietà commerciali, condurre affari, gestire strutture, assumere dipendenti, o avere vendite significative nello stato.

Per l’imposta sulle vendite, non è necessario avere un sistema POS o una forza vendita attiva nello stato per dover pagare le tasse. Si può avere nexus fiscale con o senza una presenza fisica.

A seconda delle vostre operazioni, potrebbe essere necessario registrarsi per un mix di lavoro, vendite e uso, reddito aziendale, e tasse di franchising.

Questo generalmente comporta l’applicazione di un numero di identificazione federale del datore di lavoro o di un’altra identificazione fiscale attraverso il dipartimento delle entrate dello stato e poi la compilazione di archivi periodici per pagare le tasse dovute.

Considera quanto segue quando registri la tua attività per le tasse:

  • Tasse statali sul reddito e sul franchising: Quarantaquattro stati impongono imposte statali sul reddito. Alcuni stati impongono una tassa di franchigia piatta per il privilegio di fare affari. La California, per esempio, raccoglie una tassa annuale minima di 800 dollari su ogni LLC o società che fa affari nello stato.
  • Tassa sulle vendite e sull’uso: In ogni stato in cui avete vendite tassabili, dovrete ricercare i requisiti dell’imposta sulle vendite e sull’uso e potenzialmente registrarvi. Se avete vendite significative in stati remoti, potreste aver bisogno di registrarvi e versare le imposte sulle vendite anche lì. I distributori all’ingrosso potrebbero aver bisogno di richiedere un certificato di rivenditore. Controlla i siti web del dipartimento delle entrate dello stato per le soglie e i requisiti.
  • Tasse sull’occupazione: Negli stati in cui hai dei dipendenti, dovrai registrarti per le imposte statali sui salari e potresti anche essere obbligato a registrarti con il dipartimento del lavoro statale per la compensazione dei lavoratori e l’assicurazione contro la disoccupazione.
  • Tasse locali: Oltre alle tasse statali, il tuo business potrebbe aver bisogno di essere registrato anche a livello di contea e comunale.

La maggior parte dei siti web statali hanno dei business hub dinamici che ti indicano i moduli e le risorse necessarie per registrare il tuo business.

Step 7: Acquisire le licenze

Alcuni stati, come l’Alaska e il Nevada hanno licenze commerciali generali. Altri richiedono semplicemente delle licenze per certe professioni o attività. In alcuni stati, le licenze commerciali devono essere ottenute prima della registrazione, mentre in altri, l’ordine è invertito.

Questo è il motivo per cui è importante controllare i requisiti delle licenze prima di presentare i documenti di registrazione.

Per assicurarsi che la propria attività sia correttamente autorizzata, considerare queste pratiche:

  • Iniziare con gli hub commerciali dello stato: La maggior parte dei siti web statali presentano informazioni sulle licenze e la registrazione delle imprese fianco a fianco, rendendo facile la ricerca dei requisiti e la raccolta dei moduli richiesti.
  • Controlla i prerequisiti: La licenza e la registrazione sono spesso mescolate, quindi assicurati di seguire i passi nel giusto ordine.
  • Leggi la stampa fine: Per ogni modulo che devi compilare, leggi tutte le istruzioni prima di iniziare il tuo lavoro. Alcuni requisiti non sono molto chiari dai moduli stessi, ma di solito sono scritti da qualche parte sul sito. Vale sempre la pena scremare anche le domande frequenti.

Rendetelo ufficiale

Mentre si possono avere tempi migliori (forse anche dal dentista), il deposito di quel pacchetto di registrazione completato è una pietra miliare importante nella crescita del vostro business.

Lascia un commento

Il tuo indirizzo email non sarà pubblicato.