How to Register Your Business

“Regulatory paperwork is fun”, disse ninguém nunca. Mas registrar a sua empresa é um passo emocionante na sua jornada empresarial. E se você sabe onde procurar, há muitos recursos lá fora para tornar o processo indolor, se não exatamente divertido.

Então vamos cavar e caminhar através dos passos necessários para tornar sua empresa oficial.

Não todas as empresas são obrigadas a se registrar no estado. Os únicos proprietários e parceiros de negócios podem iniciar um negócio e operar por anos sem registrar uma entidade empresarial.

Podem construir um site, contratar funcionários e continuar fazendo negócios, absorvendo os lucros de suas empresas como renda pessoal. Sob este acordo, não existe uma entidade empresarial legal. O negócio é inseparável de seus proprietários.

Este é o acordo de negócios mais simples e mais comum. No entanto, à medida que as empresas crescem, faz sentido estabelecer uma entidade empresarial através do registo no estado.

A principal vantagem do registo é que pode proteger os proprietários das potenciais responsabilidades legais e financeiras da empresa. Também pode ajudar a sua empresa a aceder a empréstimos e capital operacional para expandir as vendas e entrar em novos mercados.

O registo da sua empresa requer um pouco de pesquisa e papelada, mas é algo que pode gerir por conta própria.

Dependente da complexidade da sua empresa, da sua pegada operacional, das suas tácticas de vendas e dos tipos de produtos ou serviços que oferece, pode precisar de orientação de consultores fiscais e jurídicos em vários pontos da sua jornada, desde o empresário individual até à entidade empresarial totalmente registada.

Você também pode contratar advogados ou empresas de conformidade para gerenciar o registro de negócios para você, se preferir concentrar seu tempo e energia em aspectos mais satisfatórios da gestão do seu negócio.

Aqui estão os 7 passos no processo de registo de uma pequena empresa:

  • Selecionar um nome
  • Selecionar uma estrutura
  • Decidir sobre um estado de domicílio
  • Registar-se com o secretário de estado
  • Entrar um agente registrado
  • Registar-se para impostos
  • Aquisição de licenças

Como obter o registo da sua empresa

Registar a sua empresa requer a apresentação da documentação de registo junto da secretaria de estado ou do departamento de empresas. Você pode encontrar um link direto à autoridade de registro corporativo do seu estado no site da Associação Nacional de Secretários de Estado.

Embora cada estado tenha um processo de registro único, todos seguem os mesmos passos básicos.

Passo 1: Escolha um nome

Seu nome é importante para o destino de sua empresa. É a primeira impressão que o seu cliente tem do seu negócio e ajuda a levá-los até à sua porta. Nomes mais acima no alfabeto beneficiam da facturação de topo nos directórios.

Se conseguir descobrir como encaixar “aardvark” no nome do seu negócio, isso pode funcionar a seu favor. Mais importante, porém, seu nome deve refletir sua visão para sua marca e ser único em sua indústria.

Para registrar nomes de empresas, considere o seguinte:

  • Disponibilidade de nomes: Cada estado tem seus próprios padrões de nomes para garantir que os nomes de empresas sejam distinguíveis uns dos outros. Antes de arquivar qualquer papel de estado, você precisa conduzir uma pesquisa de disponibilidade de nomes para garantir que o nome escolhido não seja já tomado. Muitos estados fornecem uma ferramenta para conduzir sua pesquisa online.
  • Regras de nomes: Os estados também possuem controles de qualidade específicos do setor para a atribuição de nomes. Por exemplo, Nova York publica uma lista de palavras proibidas e restritas para nomes de empresas. Alguns requisitos de nomes são baseados na indústria ou profissão. Cabe a você verificar essas restrições e escolher um nome disponível para evitar ter sua papelada rejeitada.
  • Necessidade de um nome fictício: Ao registrar sua empresa em novos estados, se seu nome de empresa existente não estiver disponível, você pode precisar registrar um nome fictício ou “fazendo negócios como” (DBA).

Passo 2: Escolha uma estrutura de negócios

Você pode registrar uma empresa como uma sociedade, uma LLC, ou uma corporação. Você pode escolher ainda ser tributado como uma S corporation, mas isso é uma opção fiscal separada do registro de negócios.

Corporations and LLCs both provide limited liability protection. Um grande diferencial entre SRLs e corporações é que as SRLs permitem que você tire vantagem da tributação de passagem, na qual os lucros da empresa passam para os proprietários como renda pessoal.

Isso simplifica sua declaração de impostos e pode reduzir suas contas de impostos. As empresas podem eleger o status de S corporação, no entanto, o que permite que elas sejam tributadas como uma entidade passante.

Qual a estrutura que proporciona a melhor vantagem fiscal para o seu negócio depende de suas circunstâncias específicas. Geralmente é aconselhável consultar um consultor fiscal para avaliar suas opções.

Seguindo são fatores além de obrigações e impostos que ajudam a determinar o melhor tipo de entidade para o seu negócio.

Ao escolher uma estrutura legal de negócios, considere o seguinte:

  • Disponibilidade: Cada estado tem o seu próprio conjunto de estruturas empresariais permitidas. Você precisará consultar o website do secretário de estado para determinar as estruturas permitidas e suas limitações.
  • Complexidade: As corporações são mais complexas de formar e manter do que as LLCs. Esta complexidade permite-lhes suportar um crescimento ilimitado.
  • Custos: Devido à sua maior complexidade, as corporações são mais caras de formar e manter do que as LLCs.
  • Capacidade financeira: As empresas podem tirar partido do capital de investimento para crescer. As LLCs podem ter mais dificuldade de acesso ao financiamento.
  • Controle: As LLCs permitem que os proprietários continuem a desempenhar um papel activo no negócio. As sociedades distribuem a propriedade e gestão da empresa entre acionistas e diretores.

Passo 3: Escolha o seu estado de domicílio

O estado onde você inicialmente registra o seu negócio é o seu estado de residência ou estado de domicílio. No seu estado de residência, o seu negócio é uma empresa doméstica.

Você não tem que formar o seu negócio no estado em que você está localizado. Muitas empresas optam por incorporar em Delaware devido ao seu ambiente legal e regulamentar muito favorável aos negócios.

Tem um sistema judicial separado dedicado à audiência de casos corporativos. Nevada é uma escolha popular por causa de seus baixos impostos comerciais.

Já formando seu negócio em um estado diferente introduz muita complexidade extra ao seu negócio. Em vez de um estado de registros regulamentares, taxas, impostos e penalidades potenciais para se manter no topo, você agora tem dois. Geralmente, faz sentido para as pequenas empresas seleccionar o seu estado de residência.

Os seguintes factores podem ajudá-lo a decidir onde registar o seu negócio:

  • Impostos: Cada estado impõe uma mistura diferente de impostos de renda pessoal, impostos de renda corporativa, impostos de franquia e impostos sobre vendas. De acordo com o Tax Foundation’s 2020 Business Tax Climate Index, os estados com os piores impostos comerciais são Nova Jersey, Nova York, Califórnia, e Connecticut. No topo da lista para os climas fiscais mais favoráveis para os negócios estavam Wyoming, Dakota do Sul, Alasca e Flórida.
  • Carga regulamentar: Alguns estados são mais amigáveis às empresas nos seus sistemas legais, nos seus requisitos regulamentares, ou em ambos. Delaware é um bom exemplo dos primeiros, como já mencionado acima. Texas, Flórida, Tennessee e Carolina do Norte estão no alto escalão dos executivos por seus ambientes favoráveis aos negócios.

Passo 4: Registro no secretário de estado

No seu estado de origem, o registro exigirá o arquivamento da documentação de formação. Para corporações, isso normalmente inclui nomear um conselho de administração, escrever estatutos que descrevem como o negócio será administrado e enviar artigos de incorporação ao estado junto com uma taxa.

Você pode encontrar modelos de estatutos e outros documentos que governam online se você mesmo quiser lidar com a formação. Os estados normalmente fornecem formulários de inscrição em seus websites com instruções para anexar os documentos necessários.

Você pode encontrar materiais de inscrição e instruções de preenchimento no website do seu secretário de estado ou do departamento de corporações.

Paperwork for LLC registration is similar. Para criar uma LLC, você normalmente deve arquivar artigos da organização junto com quaisquer documentos necessários junto ao secretário de estado.

O documento de governo de uma LLC é o seu acordo operacional, que delineia os direitos, responsabilidades e quotas de propriedade de todos os membros. Alguns proprietários de LLC escolhem nomear um conselho de administração, embora isso seja incomum.

Muitos estados têm um portal que permite que você arquive esses documentos eletronicamente. Outros requerem um requerimento em papel enviado com um cheque.

As taxas de preenchimento para LLCs domésticas e corporações variam de um mínimo de $40 no Kentucky a $500 em Massachusetts. O tempo de aprovação varia de alguns dias em estados com preenchimento online até vários meses em Nova Iorque.

Como seu negócio cresce, você também pode precisar se registrar para fazer negócios em estados além do seu estado doméstico – um processo conhecido como qualificação estrangeira. Isso envolve um processo de registro mais simples através da Secretaria de Estado. Em estados além do seu estado de origem, sua empresa é considerada uma entidade estrangeira.

Considere o seguinte ao registrar sua empresa:

  • Verifique todos os passos necessários: Em alguns estados, as empresas devem completar certos passos antes do registro, tais como obter uma licença ou obter a aprovação do nome. Se você trabalha em uma indústria que requer qualquer tipo de licença, verifique estes requisitos antes do registro para garantir que você complete os registros na ordem prescrita.
  • Siga as instruções cuidadosamente: Leia cuidadosamente todas as instruções, pois um único erro em seu pedido pode resultar em um pedido rejeitado. Além de atrasar a sua aprovação, isto pode aumentar os custos dos seus arquivos.
  • Verifique os relatórios iniciais: Alguns estados exigem que as empresas apresentem relatórios iniciais ao secretário de estado, enquanto a maioria exige relatórios periódicos que começam nos anos seguintes. Certifique-se de verificar esses requisitos no seu website da Secretaria de Estado.

Passo 5: Nomeie um agente registrado

Como parte do registro, você precisará fornecer um endereço de agente registrado onde documentos legais e avisos oficiais possam ser entregues ao seu negócio. Este deve ser um endereço físico onde alguém esteja disponível durante o horário comercial para aceitar a entrega de documentos.

Seguindo são as melhores práticas para nomear um agente registrado:

  • Contrate um profissional: Você pode usar o seu endereço comercial como o seu endereço de agente registado, mas é melhor que você nomeie um serviço de agente registado profissional. As taxas são acessíveis e poupa-lhe a possibilidade de ter alguém que apareça no seu local de negócio para notificar um processo.
  • Escolha um serviço de âmbito nacional: Se você escolher uma empresa que fornece serviço de agente registrado em todo o país, você pode usar o mesmo serviço em outros estados em que sua empresa cresce.

Passo 6: Registro para impostos

Geralmente, você precisa se registrar para impostos em estados onde você tem nexo fiscal, o que é uma presença suficiente para acionar as obrigações fiscais. Tipicamente, isso inclui possuir propriedade da empresa, fazer transações, administrar instalações, contratar funcionários ou ter vendas significativas no estado.

Para imposto sobre vendas, você não precisa ter um sistema de PDV ou uma força de vendas ativa no estado para ficar devendo impostos. Você pode ter nexo fiscal com ou sem uma presença física.

Dependente de suas operações, você pode precisar se registrar para uma mistura de emprego, vendas e uso, renda corporativa e impostos de franquia.

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Isso geralmente envolve solicitar um número de identificação de empregador federal ou outra identificação fiscal através do departamento de receita estadual e, em seguida, preencher declarações periódicas para pagar impostos devidos.

Considere o seguinte ao registrar sua empresa para impostos:

  • Imposto de renda estadual e imposto de franquia: Quarenta e quatro estados cobram imposto de renda estadual. Alguns estados impõem uma taxa fixa de franquia para o privilégio de fazer negócios. A Califórnia, por exemplo, cobra uma taxa anual mínima de franquia de $800 em cada LLC ou corporação que faz negócios no estado.
  • Imposto sobre vendas e uso: Em qualquer estado em que você tenha vendas tributáveis, você precisará pesquisar as vendas e usar os requisitos fiscais e potencialmente registrar-se. Se você tiver vendas significativas em estados remotos, você pode precisar registrar e remeter os impostos sobre vendas também lá. Os distribuidores atacadistas podem precisar de solicitar um certificado de revendedor. Consulte os sites do departamento de receita estadual para obter os limites e requisitos.
  • Impostos sobre o trabalho: Nos estados onde você tem empregados, você precisará se registrar para os impostos estaduais sobre a folha de pagamento. Você também pode ter que se registrar no departamento de trabalho estadual para compensação de trabalhadores e seguro-desemprego.
  • Impostos locais: Além dos impostos estaduais, sua empresa também pode precisar estar registrada nos níveis municipais e municipais.

Os sites da maioria dos estados têm centros de negócios dinâmicos que apontam para os formulários e recursos necessários para registrar sua empresa.

Passo 7: Adquira licenças

Alguns estados, como o Alasca e Nevada, têm licenças comerciais gerais. Outros requerem apenas licenças para certas profissões ou actividades. Em alguns estados, as licenças comerciais devem ser obtidas antes do registro, enquanto em outros, a ordem é invertida.

É por isso que é importante verificar os requisitos de licenciamento antes de arquivar a documentação de registro.

Para garantir que sua empresa esteja devidamente licenciada, considere estas práticas:

  • Comece com os centros de negócios estaduais: A maioria dos sites estaduais apresenta licenciamento de negócios e informações de registro lado a lado, facilitando a pesquisa de requisitos e a coleta dos formulários necessários.
  • Verifique os pré-requisitos: O licenciamento e o registo são frequentemente misturados, por isso certifique-se de que está a seguir os passos na ordem correcta.
  • Leia as letras miúdas: Com cada formulário que você tem que arquivar, leia todas as instruções antes de começar seu trabalho. Alguns requisitos não são muito claros a partir dos formulários em si, mas normalmente são explicados em algum lugar do site. As perguntas mais frequentes também valem sempre a pena.

Faça-o oficial

Embora seja possível ter tempos melhores (possivelmente até no dentista), arquivar esse pacote de registo completo é um marco importante no crescimento do seu negócio.

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