O que é um Payroll Lookback Period para os Formulários 941 e 944

Você sabe com que freqüência precisa depositar a renda federal, a Previdência Social e os impostos do Medicare? Você não pode depositar os impostos sempre que quiser. Sua freqüência de depósito é baseada em um período de retrospectiva. Então, o que é um período de retrospectiva?

O que é um período de retrospectiva?

Um período de retrospectiva é o período de retrospectiva que os empregadores usam para calcular o seu horário de depósito para o imposto retido na fonte do FICA (Previdência Social e Medicare) e o imposto de renda federal. A sua obrigação fiscal durante o período de lookback determina se você deposita esses impostos de trabalho mensal ou semestralmente. O seu período de consulta do IRS depende se você preencher o Formulário 941 ou o Formulário 944.

Como empregador, você declarará os salários dos funcionários e os impostos de folha de pagamento no Formulário 941 ou 944. Você só pode usar o formulário 944 se o IRS lhe disser para fazê-lo.

Formulário 941, Declaração Trimestral de Impostos Federais do Empregador, é um formulário que os empregadores utilizam para declarar trimestralmente os salários e impostos dos empregados. A maioria dos empregadores usa este formulário.

Form 944, Employer’s ANNUAL Federal Tax Return, é um formulário que os empregadores usam para relatar os salários e impostos dos empregados anualmente. Apenas empresas muito pequenas utilizam este formulário.

Agenda de depósito da folha de pagamento do IRS

Independentemente de você preencher o formulário 941 ou 944, você será um depositante mensal ou quinzenal. Mais uma vez, o total de impostos devidos durante o período de consulta determina que horário você deve seguir.

Veja a diferença de impostos devidos entre os depositantes mensais e semestrais:

  • Depositante mensal: Empregadores que informaram um passivo fiscal de $50.000 ou menos durante o período de pesquisa
  • Depositante Semi-Semanal: Empregadores que informaram uma obrigação fiscal de mais de $50.000 durante o período de lookback

Os depositantes mensais devem depositar seus impostos de trabalho recolhidos e contribuir durante um mês até o 15º dia do mês seguinte. Por exemplo, você deve depositar os impostos cobrados em junho até 15 de julho.

As datas de vencimento semanais dos depositantes são determinadas por dia de pagamento. Se o dia de pagamento cair em uma quarta-feira, quinta-feira e/ou sexta-feira, as taxas de depósito até a quarta-feira seguinte. Se o dia de pagamento cair em um sábado, domingo, segunda, e/ou terça-feira, impostos de depósito até a sexta-feira seguinte.

Você não pode pagar suas obrigações com base em um cronograma de depósito anterior ou com que freqüência paga aos seus funcionários. Use o período de consulta para determinar a frequência do seu depósito.

Determine o seu calendário de depósitos antes do início de cada ano civil. Uma vez que você determine seu cronograma de depósitos, use-o para o ano inteiro.

Período de retrospectiva para os Formulários 941 e 944

Formulário 941 utilize um período de retrospectiva de quatro trimestres que começa na metade de um ano civil (1 de julho) e termina na metade do ano civil seguinte (30 de junho).

Form 944 filers usam um período de retrospectiva anual que analisa a obrigação fiscal total do empregador durante o ano civil (janeiro – dezembro).

Mas, para quais anos civis você olha? Vamos entrar no período de consulta do formulário 941 e do formulário 944 abaixo.

Qual é o período de consulta do Formulário 941 arquivadores?

Again, Form 941 arquivadores relatam trimestralmente suas obrigações com a Previdência Social, Medicare, e imposto de renda federal.

O formulário 941 tem um período de quatro trimestres que se estende de 1 de julho a 30 de junho do ano seguinte.

Vamos dizer que você quer determinar o seu calendário de depósitos para 2020. Você calcularia a sua obrigação fiscal total de 1 de julho de 2018 a 30 de junho de 2019.

Trimestre 3
(2018)
Trimestre 4
(2018)
Trimestre 1
(2019)
Trimestre 2
(2019)
Julho 1 – Set. 30 1°de outubro – 31 de dezembro – 6309> 1°de janeiro – 31 de março – 6309> Apr. 1 – 30 de junho

Form 941 exemplo do período de lookback

Dizemos que Karen da Karen’s Pet Supply quer saber se ela é uma depositante mensal ou quinzenal em 2020.

Para saber o calendário de depósitos da Karen para 2020, temos de olhar para a sua obrigação fiscal nos trimestres 3 e 4 em 2018, bem como nos trimestres 1 e 2 em 2019:

  • 3º Trimestre de 2018: $10,000
  • 4º Trimestre 2018: $10,000
  • 1º Trimestre 2019: $13,000
  • 2º Trimestre 2019: $13,000

A obrigação fiscal total da Karen durante o período de referência de 2020 é de $46,000. Por ser inferior a $50.000, a Karen’s Pet Supply é um depositante mensal.

Qual é o período de lookback para o formulário 944 arquivadores?

Again, Form 944 filers report Social Security, Medicare, and federal income tax liabilities on a annual basis.

Se você arquivar o Formulário 944 para o ano corrente, ou se você arquivou em um dos dois anos anteriores, seu período de lookback é o segundo ano civil anterior. Por exemplo, o período de lookback do IRS para 2020 é o ano civil 2018.

Dependente de como você arquivou no passado, você pode ter que olhar para o seu Formulário 944 para aquele ano, ou todos os quatro trimestres do Formulário 941 para aquele ano.

Formulário 944 exemplo do período de lookback

Vamos dizer que Daniel dos Serviços de Transporte de Daniel quer saber se ele é um depositante mensal ou semestral para 2020. Ele relatou as seguintes obrigações fiscais no Formulário 944 durante o ano civil 2018:

  • Ano civil 2018: $1,000

Porque a obrigação fiscal do Daniel era inferior a $50.000 em 2018, o seu calendário de depósitos para 2020 é mensal.

Como os ajustes afetam o período de lookback do IRS

Erros acontecem. Se você cometer um erro no Formulário 941 ou no Formulário 944, você precisará fazer uma correção usando o Formulário 941-X ou o Formulário 944-X.

Se você fizer uma correção, os ajustes não afetam o valor do imposto devido para os períodos anteriores. O usuário deve utilizar o montante originalmente informado.

Exemplo de um ajuste

Vejamos de novo o período de referência de 2020 para o Pet Supply da Karen:

  • 3º Trimestre 2018: $10.000
  • 4º Trimestre 2018: $10,000
  • 1º Trimestre 2019: $13,000
  • 2º Trimestre 2019: $13,000

Com base nesta informação, a Karen’s Pet Supply é um depositante mensal. No entanto, digamos que houve um erro no Formulário 941 de um trimestre.

O segundo trimestre de 2019, onde Karen reportou $13.000, deveria ter sido $18.000:

  • 3º trimestre de 2018: $10.000
  • 4º trimestre de 2018: $10.000
  • 1º Trimestre 2019: $13.000
  • 2º Trimestre 2019: $18.000

Karen pode arquivar o formulário 941-X para fazer correcções ao relatório do segundo trimestre em 2019. No entanto, o negócio deve usar o valor original reportado no período de lookback. Como resultado, o negócio continua a ser um depositante mensal em vez de mudar para um depositante semestral.

Eu sou um novo empregador. Qual é o meu período de lookback?

Se você é um novo empregador, você obviamente não pagou o Seguro Social, Medicare, e impostos federais de renda antes. Então, suas obrigações fiscais são consideradas como zeros em seu período de lookback.

Isso faz de você um depositante mensal durante seu primeiro ano como um empregador.

Antes do início do próximo ano civil, certifique-se de examinar seu período de lookback. Você pode ter alguma obrigação fiscal a considerar.

Para mais informações sobre o período de lookback do IRS, confira a Publicação 15.

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Mike Kappel é o CEO e fundador da Patriot Software. Este artigo apareceu pela primeira vez no blog Patriot Software.

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