Qu’est-ce qu’une période de retenue sur salaire pour les formulaires 941 et 944

Savez-vous à quelle fréquence vous devez déposer les impôts fédéraux sur le revenu, la sécurité sociale et Medicare ? Vous ne pouvez pas déposer les impôts quand bon vous semble. Votre fréquence de dépôt est basée sur une période de rétrospection. Alors, qu’est-ce qu’une période de référence ?

Qu’est-ce qu’une période de rétrospection ?

Une période de rétrospection est la période que les employeurs utilisent pour déterminer leur calendrier de dépôt pour l’impôt FICA (Social Security et Medicare) et l’impôt fédéral sur le revenu retenus. Votre obligation fiscale pendant la période de rétrospection détermine si vous déposez ces impôts sur l’emploi tous les mois ou toutes les deux semaines. Votre période de rétrospection de l’IRS dépend du fait que vous déposiez le formulaire 941 ou le formulaire 944.

En tant qu’employeur, vous déclarerez soit les salaires des employés et les charges sociales sur le formulaire 941 ou 944. Vous ne pouvez utiliser le formulaire 944 que si l’IRS vous le demande.

Le formulaire 941, Employer’s Quarterly Federal Tax Return, est un formulaire que les employeurs utilisent pour déclarer les salaires et les taxes des employés tous les trimestres. La plupart des employeurs utilisent ce formulaire.

Formulaire 944, Employer’s ANNUAL Federal Tax Return, est un formulaire que les employeurs utilisent pour déclarer les salaires et les taxes des employés annuellement. Seules les très petites entreprises utilisent ce formulaire.

Horaire de dépôt des salaires de l’IRS

Quoique vous remplissiez le formulaire 941 ou 944, vous serez soit un déposant mensuel, soit un déposant semi-hebdomadaire. Encore une fois, votre obligation fiscale totale au cours de la période de rétrospection détermine le calendrier que vous devez suivre.

Regardez la différence d’obligation fiscale entre les déposants mensuels et semi-hebdomadaires :

  • Déposant mensuel : Employeurs qui ont déclaré une obligation fiscale de 50 000 $ ou moins pendant la période de rétrospection
  • Déposant semi-hebdomadaire : Employeurs qui ont déclaré une dette fiscale de plus de 50 000 $ pendant la période de rétrospection

Les déposants mensuels doivent déposer leurs taxes d’emploi perçues et cotisées pendant un mois au plus tard le 15e jour du mois suivant. Par exemple, vous devez déposer les taxes perçues en juin au plus tard le 15 juillet.

Les dates d’échéance des déposants semi-hebdomadaires sont déterminées par le jour de paie. Si le jour de paie tombe un mercredi, un jeudi et/ou un vendredi, déposez les impôts au plus tard le mercredi suivant. Si le jour de paie tombe un samedi, un dimanche, un lundi et/ou un mardi, déposez les impôts au plus tard le vendredi suivant.

Vous ne pouvez pas payer vos dettes en fonction d’un calendrier de dépôt antérieur ou de la fréquence à laquelle vous payez vos employés. Utilisez la période de rétrospection pour déterminer votre fréquence de dépôt.

Déterminez votre calendrier des dépôts avant le début de chaque année civile. Une fois que vous avez déterminé votre calendrier de dépôt, utilisez-le pour toute l’année.

Période de rétrospection pour les formulaires 941 et 944

Les déclarants du formulaire 941 utilisent une période de rétrospection de quatre trimestres qui commence au milieu d’une année civile (1er juillet) et se termine au milieu de l’année civile suivante (30 juin).

Les déclarants du formulaire 944 utilisent une période de rétrospection annuelle qui porte sur l’obligation fiscale totale de l’employeur au cours de l’année civile (janvier – décembre).

Mais, quelles années civiles faut-il regarder ? Entrons dans les détails de la période de rétrospection de l’IRS pour les déclarants du formulaire 941 et du formulaire 944 ci-dessous.

Quelle est la période de rétrospection pour les déclarants du formulaire 941 ?

En fait, les déclarants du formulaire 941 déclarent leurs obligations en matière de sécurité sociale, de Medicare et d’impôt fédéral sur le revenu sur une base trimestrielle.

Les déclarants du formulaire 941 ont une période de rétrospection de quatre trimestres qui s’étend du 1er juillet au 30 juin de l’année suivante.

Disons que vous voulez déterminer votre calendrier de dépôt pour 2020. Vous calculeriez votre obligation fiscale totale du 1er juillet 2018 au 30 juin 2019.

Trimestre 3
(2018)
Trimestre 4
(2018)
Trimestre 1
(2019)
Trimestre 2
(2019)
1er juillet – 30 sept. 30 Oct. 1 – Déc. 31 Jan. 1 – Mar. 31 Avr. 1 – 30 juin

Formulaire 941 exemple de période de rétrospection

Disons que Karen de Karen’s Pet Supply veut savoir si elle est un déposant mensuel ou semi-hebdomadaire en 2020.

Pour connaître le calendrier de dépôt de Karen pour 2020, nous devons examiner sa dette fiscale aux trimestres 3 et 4 en 2018 ainsi qu’aux trimestres 1 et 2 en 2019 :

  • 3e trimestre 2018 : 10 000 $
  • 4e trimestre 2018 : 10 000 $
  • 1er trimestre 2019 : 13 000 $
  • 2e trimestre 2019 : 13 000 $

L’obligation fiscale totale de Karen pendant la période de rétrospection de 2020 est de 46 000 $. Comme elle est inférieure à 50 000 $, Karen’s Pet Supply est un déposant mensuel.

Quelle est la période de rétrospection pour les déposants du formulaire 944 ?

Encore, les déposants du formulaire 944 déclarent les dettes de sécurité sociale, Medicare et l’impôt fédéral sur le revenu sur une base annuelle.

Si vous allez déposer le formulaire 944 pour l’année en cours, ou si vous l’avez déposé au cours de l’une des deux années précédentes, votre période de rétrospection est la deuxième année civile précédente. Par exemple, la période de rétrospection de l’IRS pour 2020 est l’année civile 2018.

Selon la façon dont vous avez produit votre déclaration dans le passé, vous pourriez devoir examiner votre formulaire 944 pour cette année, ou les quatre trimestres du formulaire 941 pour cette année.

Formulaire 944 exemple de période de rétrospection

Disons que Daniel de Daniel’s Hauling Services veut savoir s’il est un déposant mensuel ou semi-hebdomadaire pour 2020. Il a déclaré les dettes fiscales suivantes sur le formulaire 944 au cours de l’année civile 2018 :

  • Année civile 2018 : 1 000 $

Parce que la dette fiscale de Daniel était inférieure à 50 000 $ en 2018, son calendrier de dépôt pour 2020 est mensuel.

Comment les ajustements affectent la période de rétrospection de l’IRS

Des erreurs se produisent. Si vous faites une erreur sur le formulaire 941 ou le formulaire 944, vous devrez apporter une correction en utilisant le formulaire 941-X ou le formulaire 944-X.

Si vous faites une correction, les ajustements n’affectent pas le montant de l’impôt à payer pour les périodes précédentes. Vous devez utiliser le montant que vous avez déclaré initialement.

Exemple d’un ajustement

Regardons à nouveau la période de rétrospection de 2020 pour Karen’s Pet Supply :

  • 3e trimestre 2018 : 10 000 $
  • 4e trimestre 2018 : 10 000 $
  • 1er trimestre 2019 : 13 000 $
  • 2e trimestre 2019 : 13 000 $

Sur la base de ces informations, Karen’s Pet Supply est un déposant mensuel. Cependant, disons qu’il y a une erreur sur le formulaire 941 un trimestre.

Le deuxième trimestre de 2019, où Karen a déclaré 13 000 $, aurait dû en réalité être de 18 000 $ :

  • 3e trimestre 2018 : 10 000 $
  • 4e trimestre 2018 : 10 000 $
  • 1er trimestre 2019 : 13 000 $
  • 2e trimestre 2019 : 18 000 $

Karen peut produire le formulaire 941-X pour apporter des corrections au rapport du deuxième trimestre en 2019. Toutefois, l’entreprise doit utiliser le montant initial déclaré dans la période de rétrospection. Par conséquent, l’entreprise reste un déposant mensuel au lieu de passer à un déposant semi-hebdomadaire.

Je suis un nouvel employeur. Quelle est ma période de rétrospection ?

Si vous êtes un nouvel employeur, il est évident que vous n’avez jamais payé la sécurité sociale, Medicare et les impôts fédéraux sur le revenu auparavant. Ainsi, vos dettes fiscales sont considérées comme des zéros dans votre période de rétrospection.

Cela fait de vous un déposant mensuel pendant votre première année en tant qu’employeur.

Avant le début de la prochaine année civile, assurez-vous d’examiner votre période de rétrospection. Vous pourriez avoir des obligations fiscales à considérer.

Pour plus d’informations sur la période de rétrospection de l’IRS, consultez la publication 15.

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Mike Kappel est le PDG et fondateur de Patriot Software. Cet article a d’abord été publié sur le blog de Patriot Software.

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