Hur du registrerar ditt företag

”Det är kul med pappersarbete”, har ingen någonsin sagt. Men att registrera ditt företag är ett spännande steg i din entreprenörsresa. Och om du vet var du ska leta finns det gott om resurser där ute för att göra processen smärtfri, om än inte direkt underhållande.

Så låt oss gräva i och gå igenom de steg som krävs för att göra ditt företag officiellt.

Inte alla företag är skyldiga att registrera sig hos staten. Ensamföretagare och affärspartner kan starta ett företag och bedriva verksamhet i flera år utan att registrera en affärsenhet.

De kan bygga en webbplats, anställa anställda och fortsätta att göra affärer och absorbera vinsten från sina företag som personlig inkomst. I detta arrangemang finns det ingen juridisk affärsenhet. Företaget är oskiljaktigt från sina ägare.

Detta är det enklaste och vanligaste företagsarrangemanget. När företagen växer är det dock klokt att skapa en affärsenhet genom att registrera sig hos staten.

Den största fördelen med registrering är att den kan skydda ägarna från företagets potentiella juridiska och ekonomiska ansvar. Det kan också hjälpa ditt företag att få tillgång till lån och driftskapital för att utöka försäljningen och gå in på nya marknader.

Registrera ditt företag kräver lite forskning och pappersarbete, men det är något som du kan hantera på egen hand.

Avhängigt av hur komplext ditt företag är, ditt operativa fotavtryck, din försäljningstaktik och de typer av produkter eller tjänster som du erbjuder kan du behöva vägledning från skatterådgivare och juridiska rådgivare i olika skeden av din resa från solopreneur till fullt registrerad affärsenhet.

Du kan också anlita advokater eller complianceföretag för att sköta företagsregistreringen åt dig om du hellre vill fokusera din tid och energi på mer tillfredsställande aspekter av att driva ditt företag.

Här är de 7 stegen i processen för att registrera ett litet företag:

  • Välj ett namn
  • Välj en struktur
  • Beslut dig för en hemviststat
  • Registrera dig hos statssekreteraren
  • Utnämna ett registrerat ombud
  • Registrera dig för. skatter
  • Förvärva licenser

Hur du registrerar ditt företag

För att registrera ditt företag måste du lämna in registreringshandlingar till statssekreteraren eller bolagsbyrån. Du kan hitta en direktlänk till din delstats myndighet för företagsregistrering på National Association of Secretaries of State webbplats.

Vänligen har varje delstat en unik registreringsprocess, men alla följer samma grundläggande steg.

Steg 1: Välj ett namn

Ditt namn är viktigt för ditt företags öde. Det är din kunds första intryck av ditt företag och bidrar till att få dem att komma till din dörr. Namn högre upp i alfabetet gynnas av toppnoteringar i kataloger.

Om du kan komma på hur du kan få in ”aardvark” i ditt företagsnamn kan det vara till din fördel. Viktigare är dock att ditt namn återspeglar din vision för ditt varumärke och är unikt i din bransch.

För att registrera företagsnamn bör du tänka på följande:

  • Namnets tillgänglighet: Varje delstat har sina egna namnstandarder för att se till att företagsnamn kan särskiljas från varandra. Innan du lämnar in några statliga papper måste du göra en sökning efter namntillgänglighet för att se till att ditt valda namn inte redan är upptaget. Många stater tillhandahåller ett verktyg för att göra din sökning online.
  • Namnregler: Staterna har också branschspecifika kvalitetskontroller för namngivning. New York publicerar till exempel en förteckning över förbjudna och begränsade ord för företagsnamn. Vissa namnkrav är baserade på bransch eller yrke. Det är upp till dig att kontrollera dessa begränsningar och välja ett tillgängligt namn för att undvika att dina papper avslås.
  • Behov av ett fiktivt namn: När du registrerar ditt företag i nya delstater kan du, om ditt befintliga företagsnamn inte är tillgängligt, behöva registrera ett fiktivt namn eller ett ”doing business as”-namn (DBA).

Steg 2: Välj en företagsstruktur

Du kan registrera ett företag som ett partnerskap, ett LLC eller ett bolag. Du kan dessutom välja att beskattas som ett S-bolag, men det är ett skatteval som är skilt från företagsregistreringen.

Bolag och LLC ger båda ett begränsat ansvarsskydd. En viktig skillnad mellan LLC:s och bolag är att LLC:s gör det möjligt för dig att dra nytta av genomgångsbeskattning, där företagets vinster går vidare till ägarna som personlig inkomst.

Detta förenklar dina skattedeklarationer och kan sänka dina skatteräkningar. Företag kan dock välja S-företagsstatus, vilket gör att de kan beskattas som en genomgångsenhet.

Vilken struktur som ger den bästa skattefördelen för ditt företag beror på dina specifika omständigheter. Det är i allmänhet klokt att konsultera en skatterådgivare för att utvärdera dina alternativ.

Följande är faktorer utöver ansvar och skatter som hjälper till att avgöra vilken typ av enhet som är bäst för ditt företag.

När du väljer en laglig företagsstruktur bör du beakta följande:

  • Tillgänglighet: Varje stat har sin egen uppsättning tillåtna företagsstrukturer. Du måste konsultera statssekreterarens webbplats för att fastställa tillåtna strukturer och deras begränsningar.
  • Komplexitet: Företag är mer komplicerade att bilda och upprätthålla än LLC. Denna komplexitet gör att de kan stödja obegränsad tillväxt.
  • Kostnader: På grund av sin ökade komplexitet är företag dyrare att bilda och upprätthålla än LLC:s.
  • Finansiell kapacitet: Företag kan dra nytta av investeringskapital för att växa. LLCs kan ha svårare att få tillgång till finansiering.
  • Kontroll: LLC:s gör det möjligt för ägarna att fortsätta spela en aktiv roll i företaget. Företag fördelar ägandet och ledningen av företaget mellan aktieägare och styrelseledamöter.

Steg 3: Välj din hemviststat

Den stat där du ursprungligen registrerar ditt företag är din hemstat eller din hemviststat. I din hemstat är ditt företag ett inhemskt företag.

Du behöver inte bilda ditt företag i den stat där du är etablerad. Många företag väljer att bilda bolag i Delaware på grund av dess mycket företagsvänliga rättsliga och regleringsmässiga miljö.

Det har ett separat domstolssystem som ägnar sig åt att pröva bolagsärenden. Nevada är ett populärt val på grund av dess låga företagsskatter.

Men om du bildar ditt företag i en annan stat innebär det en hel del extra komplexitet för ditt företag. Istället för att ha en stat med regelverk, avgifter, skatter och potentiella påföljder att hålla koll på har du nu två. Generellt sett är det klokt för småföretag att välja hemlandet som hemviststat.

Följande faktorer kan hjälpa dig att bestämma var du ska registrera ditt företag:

  • Skatter: Varje delstat inför en annan blandning av personlig inkomstskatt, bolagsskatt, franchise-skatt och försäljningsskatt. Enligt Tax Foundations 2020 Business Tax Climate Index är delstaterna med de sämsta företagsskatterna New Jersey, New York, Kalifornien och Connecticut. Högst upp på listan över de mest gynnsamma skatteklimatet för företag finns Wyoming, South Dakota, Alaska och Florida.
  • Regleringsbörda: Vissa stater är mer företagsvänliga när det gäller deras rättssystem, deras lagstiftningskrav eller båda. Delaware är ett bra exempel på det förstnämnda, som nämnts ovan. Texas, Florida, Tennessee och North Carolina rankas högt bland företagsledare för sina företagsvänliga miljöer.

Steg 4: Registrera dig hos statssekreteraren

I din hemstat kommer registrering att kräva att du lämnar in bildningshandlingar. För företag innebär detta vanligtvis att man utser en styrelse, skriver stadgar som beskriver hur företaget ska drivas och skickar in stadgar till staten tillsammans med en avgift.

Du kan hitta mallar för stadgar och andra styrdokument på nätet om du vill sköta bildandet själv. Delstaterna tillhandahåller vanligtvis ansökningsformulär på sina webbplatser med instruktioner om hur du bifogar nödvändiga dokument.

Du kan hitta registreringsmaterial och instruktioner för inlämning på din delstatssekreterare eller corporationsbyrås webbplats.

Dokumentationen för LLC-registrering är likartad. För att skapa ett LLC måste du vanligtvis lämna in en organisationsstadga tillsammans med alla nödvändiga dokument till statssekreteraren.

Det styrande dokumentet för ett LLC är dess verksamhetsavtal, som beskriver alla medlemmars rättigheter, ansvarsområden och ägarandelar. Vissa LLC-ägare väljer att utse en styrelse, även om detta är ovanligt.

Många delstater har en portal där du kan lämna in dessa dokument elektroniskt. Andra kräver en pappersansökan som lämnas in tillsammans med en check.

För inhemsk LLC och bolag varierar avgifterna från låga 40 dollar i Kentucky till 500 dollar i Massachusetts. Godkännandetiderna varierar från några dagar i stater med online-anmälan till flera månader i New York.

När ditt företag växer kan du också behöva registrera dig för att bedriva verksamhet i andra stater än din hemstat – en process som kallas utländsk kvalificering. Detta innebär en enklare registreringsprocess genom statssekreteraren. I stater utanför din hemstat betraktas ditt företag som en utländsk enhet.

Tänk på följande när du registrerar ditt företag:

  • Kontrollera alla nödvändiga steg: I vissa delstater måste företag genomföra vissa steg innan de registreras, t.ex. skaffa sig en licens eller få ett namn godkänt. Om du arbetar i en bransch som kräver någon form av licens bör du kontrollera dessa krav innan du registrerar dig för att se till att du slutför registreringarna i föreskriven ordning.
  • Följ anvisningarna noggrant: Läs alla instruktioner noggrant, eftersom ett enda fel i din ansökan kan leda till att ansökan avslås. Förutom att det försenar ditt godkännande kan detta driva upp kostnaderna för dina registreringar.
  • Kontrollera om inledande rapporter: Vissa stater kräver att företag lämnar in inledande rapporter till statssekreteraren, medan de flesta kräver periodiska rapporter från och med följande år. Se till att kontrollera dessa krav på din statssekreterares webbplats.

Steg 5: Utse ett registrerat ombud

Som en del av registreringen måste du ange en adress för ett registrerat ombud där juridiska dokument och officiella meddelanden kan levereras till ditt företag. Detta måste vara en fysisk adress där någon är tillgänglig under kontorstid för att ta emot handlingar.

Följande är bästa praxis för att utse ett registrerat ombud:

  • Anlita ett proffs: Du kan använda din företagsadress som adress för registrerat ombud, men det är bättre att utse en professionell tjänst för registrerat ombud. Avgifterna är överkomliga och det besparar dig möjligheten att någon dyker upp på ditt företag för att delge dig en stämningsansökan.
  • Välj en rikstäckande tjänst: Om du väljer ett företag som tillhandahåller en rikstäckande registrerad agenttjänst kan du använda samma tjänst i andra stater när ditt företag växer.

Steg 6: Registrera dig för skatter

Generellt sett måste du registrera dig för skatter i stater där du har ett skattemässigt nexus, vilket är en tillräcklig närvaro för att utlösa skatteskyldigheter. Vanligtvis innefattar detta att äga företagsfastigheter, bedriva affärsverksamhet, driva anläggningar, anställa anställda eller ha betydande försäljning i staten.

För omsättningsskatt behöver du inte ha ett kassasystem eller en aktiv säljkår i staten för att vara skyldig att betala skatt. Du kan ha ett skattemässigt samband med eller utan fysisk närvaro.

Avhängigt av din verksamhet kan du behöva registrera dig för en blandning av arbets-, omsättnings- och användningsskatter, bolagsinkomst- och franchise-skatter.

Detta innebär i allmänhet att du måste ansöka om ett federalt arbetsgivaridentifikationsnummer eller annan skatteidentifiering via delstatens skattemyndighet och sedan fylla i periodiska anmälningar för att betala skatt.

Tänk på följande när du registrerar ditt företag för skatter:

  • Delstatlig inkomst- och franchiseskatt: Fyrtiofyra delstater tar ut statlig inkomstskatt. Vissa stater tar ut en fast franchise-skatt för förmånen att bedriva verksamhet. Kalifornien tar till exempel ut en årlig franchise-skatt på minst 800 dollar för varje LLC eller bolag som bedriver verksamhet i delstaten.
  • Försäljnings- och användningsskatt: I alla delstater där du har skattepliktig försäljning måste du undersöka kraven på försäljnings- och användningsskatt och eventuellt registrera dig. Om du har betydande försäljning i avlägsna stater kan du behöva registrera dig och betala försäljningsskatt även där. Grossistdistributörer kan behöva ansöka om ett certifikat för återförsäljare. Kontrollera de statliga skattemyndigheternas webbplatser för tröskelvärden och krav.
  • Arbetsskatter: I stater där du har anställda måste du registrera dig för statliga löneskatter. du kan också behöva registrera dig hos statens arbetsmarknadsdepartement för arbetsskade- och arbetslöshetsförsäkring.
  • Lokala skatter: Förutom statliga skatter kan ditt företag behöva registreras även på läns- och kommunal nivå.

De flesta delstaters webbplatser har dynamiska företagshubbar som pekar ut de formulär och resurser som du behöver för att registrera ditt företag.

Steg 7: Skaffa licenser

Vissa delstater, till exempel Alaska och Nevada, har generella företagslicenser. Andra kräver endast licenser för vissa yrken eller verksamheter. I vissa stater måste företagslicenser erhållas före registrering, medan ordningen är omvänd i andra stater.

Det är därför viktigt att kontrollera licenskraven innan du lämnar in registreringspapper.

För att se till att ditt företag har rätt licens kan du tänka på dessa rutiner:

  • Börja med statens näringslivshubbar: De flesta delstaternas webbplatser innehåller information om företagslicenser och registrering sida vid sida, vilket gör det enkelt att undersöka kraven och samla in de nödvändiga blanketterna.
  • Kontrollera om det finns förutsättningar: Licensering och registrering är ofta sammanblandade, så se till att du följer stegen i rätt ordning.
  • Läs det finstilta: För varje blankett som du måste fylla i, läs alla instruktioner innan du börjar ditt arbete. Vissa krav framgår inte så tydligt av själva blanketterna, men de brukar stå någonstans på webbplatsen. Vanliga frågor är också alltid värda att läsa igenom.

Gör det officiellt

Och även om det kan bli bättre tider (kanske till och med hos tandläkaren) är det en viktig milstolpe i ditt företags tillväxt att lämna in det färdiga registreringspaketet.

Lämna ett svar

Din e-postadress kommer inte publiceras.